ZADANIA

Zadania działają niezależnie lub dzielą wnioski na mniejsze części. W porównaniu z wnioskami są one prostsze, a ponadto mają konfigurowalne stany. Formularz zadania zawiera pola, które są potrzebne do łatwiejszej realizacji pracy. Zadania mogą być również wykorzystywane podczas realizacji oferty lub zamówienia.

Pozycja Zadania znajduje się w menu podstawowym CDESK, pod warunkiem, że moduł ten jest włączony w Ustawieniach globalnych->Zadania oraz użytkownik ma ustawione uprawnienia w Użytkownicy i grupy -> Konkretny użytkownik -> zakładka Uprawnienia -> sekcja Zadania.

Lista zadań

Lista zadań dostępna jest w menu w sekcji Zadania.

Po kliknięciu otworzy się lista zadań, w której nagłówek okna informuje o liczbie wyświetlonych zadań z łącznej liczby oraz zawiera przyciski do tworzenia, wyszukiwania i eksportu zadań do XLS. Poniżej znajduje się lista zadań posortowanych od najnowszych do najstarszych. W Kalendarzu można również wyświetlić przegląd zadań według rozwiązujących i terminów.

Możesz użyć ikony , aby ustawić, które kolumny będą na liście oraz ich kolejność.

Wyszukiwanie i filtrowanie na liście zadań

Wyszukiwanie pełnotekstowe na liście zadań umożliwia wyszukiwanie według kolumn Numer zadania, Nazwa zadania, Rozwiązujący zadanie, Link do i Firma.

Jeżeli konieczne jest wyszukanie zadania według kilku kryteriów, stosowany jest filtr wyszukiwania zaawansowanego, w którym można określić warunki:

• Dowolna kolumna
• Nazwa
• Pomocnik rozwiązującego
• Wniosek
• Rozwiązujący
• Firma / Nazwa
• Stan
• Typ
• Utworzony
• Wpisał
• Zamówienie

Praca z wyszukiwarką została szczegółowo opisana w tym tekście.

Tworzenie zadania

Gdy pracujesz z zadaniami we Wnioskach, wprowadzanie zadań jest opisane TUTAJ. Jeśli korzystasz z modułu Zadania poprzez Kalendarz, więcej informacji znajdziesz TUTAJ (do uzupełnienia), a informacje o pracy z zadaniami w Zamówieniach znajdziesz TUTAJ (do uzupełnienia).

Nowe zadania można tworzyć we wniosku (zadanie związane z wnioskiem) oraz w zadaniu (zadanie związane z pracą), z poziomu zakładki Zadania. Gdy wprowadzasz zadanie za pomocą listy zadań, przycisk  +Dodaj zadanie  w prawym górnym rogu okna służy do tworzenia nowego zadania. Spowoduje to otwarcie formularza:

Podstawowe dane

Nazwa zadania* – nazwa, pod którą zadanie pojawia się na listach

Typ – należy wybrać typ zadania zdefiniowany w Ustawieniach Globalnych->Zadania

Status – staje się dostępny po zapisaniu zadania. Przeczytaj więcej w Praca z zadaniem

Powiązanie z – zadanie może być proste bez powiązania, lub być powiązane z:

• Zamówienie– jeśli moduł Zamówienia jest włączony, dostępne będzie pole wyboru zamówienia. Po wybraniu konkretnej umowy, w formularzu pojawia się przycisk  Podgląd , który udostępnia dwie opcje:  Podgląd oraz Podgląd i edycja . Wybranie opcji  Podgląd otwiera okno ze szczegółami powiązanej umowy. Wybranie opcji Podgląd i edycja otwiera szczegóły umowy, umożliwiając edycję poszczególnych pozycji. Zadania utworzone bezpośrednio z umowy są automatycznie związane z zamówieniem.
• Wniosek – jeśli moduł Wnioski jest włączony, udostępnione jest pole wyboru wniosku. Po wybraniu konkretnego wniosku, w formularzu pojawia się przycisk Widok, który udostępnia dwie opcje:  Podgląd oraz Podgląd i edycje . Wybranie opcji  Podgląd otwiera okno ze szczegółami powiązanego wniosku. Wybranie opcji Zobacz i edytuj otwiera szczegóły wniosku, umożliwiając dalszą edycję poszczególnych elementów. Zadania utworzone bezpośrednio z wniosku są automatycznie wiązane z tym wnioskiem.
• Firma – dostępne będzie pole wyboru firm zarejestrowanych w katalogu firm. Po wybraniu konkretnej firmy w formularzu pojawia się przycisk  Podgląd , który udostępnia dwie opcje:  Podgląd oraz Podgląd i edycja . Wybranie opcji  Podgląd otworzy okno ze szczegółami firmy. Wybranie opcji  Podgląd i edycja otwiera szczegóły firmy, umożliwiając edycję poszczególnych pozycji.

• Lokalizacja – kiedy ustawisz wiązanie z zamówieniem i wnioskiem, będą oferowane lokalizacje, które są powiązane z klientem wybranym na zamówieniu/wniosku. Jeśli używane jest powiązanie z firmą, będą to lokalizacje przypisane do tej firmy.
• Rozwiązujący* – rozwiązujący lub grupa rozwiązujących odpowiedzialna za rozwiązanie zadania.
• Pomocnicy rozwiązującego – możliwość przypisania dodatkowych pomocników, którzy również zostaną powiadomieni o zadaniu.
• Oferta (element) – wyświetla wiązanie do określonego wiersza z oferty, który jest realizowany przez zadanie.
• Termin od* – data i godzina rozpoczęcia zadania.
• Termin do* – data i godzina, do której zadanie powinno zostać wykonane.
• Zadanie całodzienne – przełączanie przełącznika do pozycji włączony powoduje, że zadanie zmieni się na zadanie całodzienne i ukryje pole Zakończyć do.
• Opis – opis lub charakterystyka zadania.

Powiadomienia

W prawej górnej części okna znajdują się ikony służące do ustawiania powiadomień dla zadania:

  Powiadomienie włączone – wszyscy użytkownicy wymienieni w polach Rozwiązujący i Współrozwiązujący będą otrzymywać powiadomienia o zadaniu. Jeśli powiadomienie o zadaniu jest zablokowane w Ustawieniach Globalnych->Powiadomienia, tylko kontakty klientów będą powiadamiane, użytkownicy CDESK nie będą. Możesz kliknąć raz, aby zablokować powiadomienie – ikona zmieni się na i żadne powiadomienie nie będzie wysyłane po zapisaniu zadania.

  Edycja odbiorców powiadomień – po kliknięciu na przycisk wyświetlane jest okno z aktualnymi odbiorcami powiadomień. W przypadku automatycznie dodanych odbiorców wyświetlany jest również powód. Odbiorcy mogą być również dodawani ręcznie – poprzez wpisanie nazwy użytkownika, adresu e-mail lub numeru telefonu w formacie międzynarodowym (+48 dla Polski). Możesz również usunąć odbiorców powiadomień, klikając  ×  . Kontakty, które zostały już usunięte, można dodać ponownie, klikając przycisk  +  .

Kliknij przycisk  Zapisz , aby utworzyć zadanie.

Realizacje w zadaniach

Realizacje służą do rejestrowania pracy wykonanej przy realizacji zadania.

Zakładka Realizacja jest dostępna tylko po zapisaniu zadania i jest dostępna tylko wtedy, gdy realizacja jest włączona w Ustawieniach Globalnych->Realizacja. Można również w uprawnieniach ( Użytkownicy->Uprawnienia->Realizacje) udostępnić/zablokować użytkownikom zakładkę Realizacje.

W zależności od uprawnień na tej zakładce można dodawać rozliczenia jak i realizacje wewnętrzne. Aby dodać realizację fakturowania, kliknij przycisk  +Dodaj realizację . Otworzy się wtedy nowe okno. Znaczenie poszczególnych pól jest opisane w dalszej części tekstu. Realizacja wewnętrzna jest dodawana za pomocą przycisku +Dodaj realizację wewnętrzną. Otworzy się wówczas to samo okno, co przy wprowadzaniu wypełnienia faktury. Realizacje wewnętrzne są ukryte przed klientami, co pozwala na śledzenie rzeczywistego zakresu prac. Aby móc korzystać z tej funkcji, musi być ona włączona w Ustawieniach Globalnych->Realizacje.

Usługi dodane w obie strony pojawią się również na liście usług.

Historia

Na tej zakładce znajdziesz informacje o stworzeniu i wszelkich innych zmianach dokonanych w zadaniu.

Praca z zadaniem

Zadanie można znaleźć na liście zadań lub w żądaniu lub zamówieniu, jeśli utworzono do nich łącze, na karcie Zadania. Dwukrotne kliknięcie zadania lub wybranie Edytuj z menu kontekstowego otworzy okno z formularzem jak przy tworzeniu nowego zadania, uzupełnione o:

Status — wybierz spośród predefiniowanych lub zdefiniowanych przez użytkownika stanów zadań. Listę dostępnych statusów można modyfikować w Ustawieniach globalnych->Zadania->Status zadania.

Dodaj realizację  – jeśli zadanie jest powiązane z wnioskiem lub zamówieniem, możesz bezpośrednio do niego dodać realizację klikając na odpowiedni przycisk. Dostępne tylko wtedy, gdy włączony jest moduł Realizacje i gdy włączyłeś moduł Realizacje.

Usuń – kliknij przycisk, aby usunąć zadanie. Aby móc usunąć rekord, musisz mieć ustawione odpowiednie uprawnienia.

Eksport zadania

W lewym dolnym rogu listy zadań znajduje się przycisk XLS, za pomocą którego można wyeksportować listę w formacie XLS. Przycisk do eksportowania zadań można udostępnić lub uniemożliwić dostęp do niego określonym użytkownikom w sekcji Uprawnienia.

Po kliknięciu otworzy się nowe okno, w którym można wybrać kolumny do wyeksportowania. Jeśli chcesz wyeksportować wszystkie kolumny, nie musisz wybierać ich pojedynczo. Kliknij na ikonę <, aby zaznaczyć wszystkie. Kolejność kolumn na tej liście określa również ich kolejność w eksporcie. Jeśli chcesz, aby kolumny były w domyślnej kolejności, kliknij ikonę , a kolumny zostaną posortowane.

Po wybraniu kolumn należy utworzyć eksport za pomocą przycisku  Eksport znajdującego się w lewym dolnym rogu okna. Wybierz opcję  Anuluj , aby powrócić do listy zadań bez tworzenia eksportu.