Przejrzysta baza klientów z możliwością kategoryzacji

• Ewidencja klientów i kontaktów
• Tworzenie grup klientów podzielonych na własne kategorie takie jak region, obszar działania itp.
• Uprawnienia dostępu pracowników do określonych grup klientów
• Ustawianie typu powiadomień
• Możliwość zdefiniowania opcjonalnych właściwości dla klientów

Proste ewidencje otwartych i wykonanych prac według klientów, z bezpośrednim fakturowaniem, planowaniem kosztów i zasobami ludzkimi

• Ewidencja wykonania głównych prac
• Śledź budżet zamówienia, kosztów
• Grupowanie wniosków i zadań
• Planowanie kosztów wewnętrznych i zewnętrznych
• Planowanie zasobów ludzkich
• Ewidencja wydanych i otrzymanych zamówień
• Rejestrowanie dokumentów magazynowych
• Fakturowanie z automatycznym wystawianiem faktur z potwierdzeniem
• Rozliczanie usług w wielu scenariuszach (post-paid/pre-paid)
• Opcjonalne rozróżnienie między pracami wewnętrznymi i rozliczeniowymi
• Ukryte pozycje rozliczeniowe do rozliczania kosztów bez dostępu dla klientów
• Rozliczanie materiałów, usług, transportu, kosztów referencyjnych
• Archiwum księgowości
• Rejestrowanie pracy na poszczególnych obiektach z bazy konfiguracji CMDB
• Rachunkowość kontraktów i kar umownych
• Refakturowanie kosztów na podstawie otrzymanych faktur i rachunków

Rozwiązywanie wniosków klientów w ustalonych terminach, z informowaniem o ich statusie

• Rejestrowanie otwartych prac pracowników
• Śledzenie terminów realizacji/odpowiedzi, alternatywne rozwiązania, ocena SLA
• Wybór rodzaju zgłoszenia – Helpdesk, zamówienie, reklamacja
• Możliwość przypisania obiektów klientów, z którymi powiązany jest wniosek (z CMDB)
• Właściwości opcjonalne
• Dyskusja z klientem
• Dyskusja wewnętrzna (ukryta przed klientem)
• Możliwość predefiniowania własnych podpisów wyświetlanych w dyskusji
• Automatyczne przypisywanie odbiorców powiadomień z podaniem przyczyny
• Opcjonalne dodawanie i usuwanie odbiorców powiadomień z historią
• Rejestrowanie historii zmian we wnioskach
• Zarządzanie zmianami
• Rozwiązującym może być osoba fizyczna lub grupa
• Kategoryzacja według rodzaju lub obszaru usług
• Tworzenie i grupowanie zadań jako rozwiązań częściowych
• Dodawanie ofert za zgodą klienta
• Opcja zachowania podzielonego wniosku jako szkicu
• Opcjonalne filtry
• SLA – ustawienie określonych czasów odpowiedzi dla poszczególnych obiektów lub grup w CMDB
• Katalog wniosków z szablonami do tworzenia zadań
• Regularne wnioski

Szybkie i łatwe planowanie obowiązków

• Zadania mogą działać niezależnie lub dzielić wnioski, kontrakty na mniejsze proste czynności. Prostota zadań polega na zminimalizowaniu opcji, wyświetlaniu tylko tych pól, które są potrzebne do wykonania łatwiejszej pracy.
• Z drugiej strony możesz zarejestrować realizacje w zadaniu, ustawić grupę jako rozwiązującą i dodać pomocników rozwiązujących problem.
• Jeśli nie zdecydujesz się na wykorzystanie Wniosków w CDESK, moduł Zadania sam w sobie pozwala na uruchomienie prostego systemu zadaniowego z raportowaniem pracy.

Ewidencja pracy wykonanej przez pracowników

• Uzyskaj wgląd w obciążenie pracą swoich pracowników na podstawie wykonywanych przez nich zadań.
• Tworzenie faktur w ułamku sekundy z dokładnym rozpisem prac.
• Możesz rejestrować zużyte materiały, dostarczone towary, koszty transportu i opłaty parkingowe jako płatności.

Ewidencja ofert z zatwierdzeniem przez klienta

• Oferty mogą być zatwierdzane wyłącznie przez przełożonego. Pozwala to na uniknięcie niepotrzebnego marnotrawienia środków.
• Klient może zatwierdzić lub odrzucić Twoją ofertę bezpośrednio w systemie. Jest tu również miejsce na dyskusję i komentarze do poszczególnych ofert, co pomoże Ci w dalszym podnoszeniu standardów.
• Wszystkie oferty są przejrzyście posortowane w formie listy. Można je wyeksportować w formacie XLS.
• Praca z ofertami jest szybsza dzięki możliwości przenoszenia pozycji bezpośrednio z cennika.

Centralny rejestr kontraktów z klientami

• Dzięki modułowi Kontrakty, masz wszystkie swoje kontrakty w jednym miejscu.
• Możesz to wykorzystać, gdy świadczysz usługi w oparciu o regularne opłaty, umożliwiasz klientom korzystanie z różnego rodzaju rabatów, współpracujesz z partnerami, którzy sprzedają usługi i masz usługi wiązane.
• Każdy z Twoich klientów będzie miał jasno określone zasady kontraktu.
• Kontrakty są powiązane z Bazą Konfiguracji i cennikami.
• Oszczędność czasu – CDESK może automatycznie rozliczać kontrakty. Ty tylko ustalasz czas i metodę.

Poinformuj wszystkich o swojej rezerwacji. Unikaj niepotrzebnych nieporozumień

• Umożliwia tworzenie rezerwacji na dowolne obiekty w firmie.
• Jest dostępny zarówno dla Twoich pracowników, jak i klientów.
• Praca z rezerwacjami jest uproszczona dzięki możliwości sortowania na kategorie, które sam tworzy użytkownik.
• Może również definiować własne pozycje rezerwacji.

Przegląd dat w interaktywnym kalendarzu

• Moduł ten daje prosty przegląd działań w czasie. Wyświetla wnioski, oczekiwane terminy realizacji, kontrakty, rezerwacje i urlopy.
• Służy do wyświetlania statusu/przeglądu dla poszczególnych rozwiązujących. Wyświetla ile mam czasu na rozwiązanie zadania.
• Jest to niezbędne narzędzie do planowania pracy.

Nie zostawiaj swoich obowiązków na lodzie, gdy nie jesteś w pracy

• Zapewni przeniesienie otwartej pracy na zastępującego.
• Opcjonalnie przenosi zatwierdzenie na zastępującego.
• Zmienia ona uprawnienia, aby umożliwić zastępcy wykonywanie przekazanych mu obowiązków.
• Zastępstwo jest ustawiane automatycznie nawet przy wchodzeniu na urlop przez moduł urlopowy.

Ewidencja udzielonych urlopów z zastępstwami

• Możesz rejestrować każdy czas wolny od pracy w firmie, taki jak urlop, szkolenia, zwolnienia lekarskie, wizyty u lekarza i śledzić stan swojego urlopu.
• Uzyskaj kontrolę nad przydzielaniem urlopów dzięki wielopoziomowemu procesowi zatwierdzania.
• Zastępstwa umożliwiają przeniesienie uprawnień z jednego operatora na przedstawiciela bez zbędnej administracji.

Zapisuje wszystkie obiekty w konfigurowalnej przez użytkownika bazie danych

• Baza konfiguracji pozwala na ewidencję obiektów-urządzeń na których świadczysz swoje usługi, otoczenia Twoich klientów (operacje, miejsca pracy, budynki), kontraktów, dodatków. To tylko zależy od twojego poziomu szczegółowości.
• CDESK dostosowuje się do Ciebie – nie ograniczaj się do wstępnie skonfigurowanych szablonów. Można tworzyć własne grupy i typy obiektów. Można również ustawić uprawnienia, SLA i SLO dla każdej grupy lub typu obiektu osobno.
• Planowane prace – informuj klientów o planowanych przestojach za pośrednictwem CDESK.

Procesy zatwierdzania wniosków, ofert i urlopów

• Chodzi o udokumentowanie decyzji. Proste narzędzie do komentowania pewnego rodzaju wniosku – wniosku lub urlopu.
• Moduł Zatwierdzanie informuje również interesariuszy o ostatecznej decyzji.
• Istnieje kilka opcji projektowania scenariuszy zatwierdzania, takich jak minimalna liczba osób zatwierdzających, zatwierdzanie sekwencyjne lub równoczesne.

Łatwe archiwizowanie załączników i dokumentów

• Nie musisz szukać załączników z wiadomości e-mail w swoich wiadomościach. CDESK gromadzi je w jednym miejscu – w module DMS (Document Management System).
• Dodatkowo sortuje je według klienta i typu obiektu, np. wniosek, zamówienie, realizacja.
• Każdy użytkownik może również dodawać własne załączniki, które nie pochodzą z wiadomości.

Mniej formalna, elastyczna ewidencja zakupów

• Moduł Lista zakupów to cyfrowa wersja listy zakupów. Nie zniknie ani nie zostanie usunięta. Dzięki terminowo zakupionym towarom Twoi współpracownicy będą mogli zrealizować swoje zadania w uzgodnionych terminach.
• Uzyskaj wgląd w wiarygodność swojego dostawcy dzięki opcji Oceny dostawcy, ponieważ Twoja firma może prosperować tylko wtedy, gdy współpracuje z renomowanymi dostawcami.

Będziesz miał wszystko udokumentowane w CDESK.

• Eksportuj według potrzeb – większość modułów w CDESK daje możliwość eksportu do XLS, pdf lub HTML.
• Szeroki zakres możliwości dostosowania do nawet najbardziej specyficznych wymagań.
• Po złożeniu zamówienia raporty analityczne dostarczane są w postaci osobnego serwera raportowego. Zawiera replikację bazy danych CDESK, z której oblicza dane do wymaganego widoku.
• Dane mogą być prezentowane w innych narzędziach – od Excela po narzędzia BI takie jak Power BI, Qlik.

Wycena świadczonych usług, dostarczanych towarów i związanych z nimi opłat

• Moduł obejmuje wszystkie pozycje i usługi, które wymagają wyceny. Jest on podzielony na trzy części : Cennik usług, cennik pracy i cennik transportu.
• Pozycje z Cennika są wybierane podczas tworzenia nowych Zamówień i Realizacji.
• W cennikach usług zapisane są ceny świadczonych usług. Nie musi to być tylko jedna usługa, ale również kilka usług zakupionych w jednym pakiecie.
• W szczególności Twoi klienci docenią możliwość korzystania z różnego rodzaju rabatów, które możesz dołączyć do usług.
• W Cenniku ustalasz cenę za pracę, którą zamawia u Ciebie klient. Rejestrujesz pracę według stawki godzinowej, stawki jednostkowej lub możesz podać stawkę ryczałtową za pracę.
• Cennik transportu zawiera przegląd cen związanych z transportem. Możesz je stworzyć dla każdego klienta osobno.

Kontrolowany proces realizacji wniosku

• Oferują one możliwość podziału pracy na wnioski. Jest to oddzielny element ściśle powiązany z wnioskiem i definiuje część pracy, która musi być wykonana, aby spełnić wymaganie.
• W przeciwieństwie do Zadań, ma wpływ na liczenie SLA, może być zamawiany, zarządzać widocznością i zapisuje więcej parametrów używanych do oceny.
• Jest on ściśle powiązany z wnioskami, dzięki czemu automatyzuje niektóre czynności. Do zleceń roboczych można dodać dowolny obiekt z Bazy danych realizacji, aby śledzić prace nad tym obiektem.
• Dzięki możliwości kolejkowania, zlecenia pracy są predestynowane do spełniania wniosków angażujących wielu pracowników. Pracownik zobaczy zadanie (zlecenie) dopiero wtedy, gdy przygotuje środowisko na podstawie poprzednich działań – zrealizowanych poprzednich zleceń.

Przekierowanie komunikacji e-mailowej poprzez adresy publiczne, przechowywanie i przetwarzanie wszystkich wiadomości w CDESK

• Wszystkie aktualności w jednym miejscu.
• Moduł przetwarzania wiadomości zapewnia uporządkowaną listę wiadomości e-mail od klientów lub od pracowników. Nie musisz sprawdzać wielu skrzynek pocztowych, ale masz je wszystkie starannie ułożone w tym module.
• Dostęp do raportów jest ułatwiony dzięki paskowi wyszukiwania.
• Określasz, w jaki sposób wiadomości są sortowane i przetwarzane. CDESK będzie wtedy automatycznie tworzyć wnioski lub inne pozycje.

Dostosuj formularze w CDESK do swoich potrzeb

• W CDESK nie jesteś ograniczony do predefiniowanych formularzy. Dzięki właściwościom dodatkowym można je rozszerzyć o zdefiniowane przez siebie właściwości i możliwości.
• Ciekawym elementem jest możliwość łączenia różnych rodzajów wartości w złożone właściwości. We właściwości złożonej można ustawić widoczność wartości zależnych od innych, np. wyświetlanie warunkowe.
• Tekst, numer, data, pole wyboru, hiperłącze, pole wyboru, wyświetlanie warunkowe…
• Moduł Dodatkowe właściwości zapewnia szeroki zakres typów wartości do wyboru, aby zaspokoić Twoje potrzeby. • Ponadto sam określ, jakie elementy są wymagane.
• Możesz tworzyć własne predefiniowane listy wartości, np. możliwości, lub mogą być one automatycznie uzupełniane z istniejących rekordów w aplikacji, np. z Bazy Konfiguracji CMDB lub Użytkowników. CDESK oferuje również możliwość ustawienia wartości domyślnej w liście wybierania.

Rozszerzenie obsługi klienta o zaawansowane zarządzanie IT

• Monitorowanie stanu i wydajności infrastruktury, serwerów, komputerów, aplikacji
• Audyt Software
• Ewidencja Hardware (CMDB)
• Zdalna administracja i serwisowanie.
• Automatyzacja tworzenia kopii zapasowych
• Możliwość wdrożenia w firmach outsourcingowych, wewnętrznych działach IT dużych przedsiębiorstw

API do wymiany danych między CDESK a innymi systemami w Twoim środowisku

• Usługa ta dodatkowo rozszerza szerokie możliwości CDESK. Umożliwia on współpracę z innymi systemami i daje przestrzeń do tworzenia własnych formularzy lub całych rozwiązań portalowych.
• CDESK zawiera już predefiniowane interfejsy ze zintegrowaną funkcjonalnością, takie jak Active directory /LDAP, Exchange/ Office365, bramka SMS i FinStat.
• Systemami, z którymi współpracuje CDESK mogą być ekonomiczne systemy ERP, systemy do zarządzania projektami (JIRA), inne helpdeski oraz portale z różnych dziedzin.
• Dodatkowe linki do systemów można dodać na podstawie zamówienia.

Wyznacz terminy, które będą mówić o jakości Twoich usług

SLA

• W CDESK, SLA (Service Level Agreement) definiuje godziny pracy i terminy związane z pomocą techniczną. Są to czas reakcji, czas realizacji i terminy rozwiązań zastępczych.
• W bazie konfiguracji ustawia się określone czasy odpowiedzi dla poszczególnych obiektów lub grup. Można je zdefiniować dla każdego dnia osobno, a także osobno dla dni wolnych.

SLO

• W naszym systemie SLO (Service level objective) definiuje parametry dostępności usługi. Jest to wartość procentowa minimalnej dostępności usługi w danym okresie.
• Można również dokumentować maksymalne czasy trwania przestojów i uwzględniać planowane prace.

Wszystkie informacje przeznaczone dla Twoich pracowników są uporządkowane w jednym miejscu

• Jest to skrzynka informacyjna w Twojej firmie. Każdemu użytkownikowi w widocznym miejscu przynosi ważne informacje. Nie będą one dostępne dla Twoich klientów i utrzymasz prywatność w firmie.
• Treść na tablicy ogłoszeń ma nieograniczoną ważność czasową. Twórca postu może go jednak usunąć. Posty mogą być kierowane bezpośrednio do osób rozwiązujących lub operatorów.
• Będziesz miał przegląd zasięgu informacji. CDESK rejestruje, kiedy wiadomość została przeczytana przez pracowników.
• Zwiększysz przejrzystość Tablicy ogłoszeń dzięki możliwości sortowania według folderów użytkowników.

Rejestrowanie i dzielenie się know-how przez wyznaczone osoby, Baza wiedzy i rozwiązań

• Baza wiedzy zawiera samouczki i podręczniki.
• W przypadku incydentu lub jakiegokolwiek problemu, użytkownik będzie wiedział, gdzie szukać rozwiązania.
• Możesz również udostępnić te informacje swoim klientom.
• Moduł jest powiązany z Wnioskami.
• Obecna wersja Bazy Wiedzy jest w wersji podstawowej, a my przygotowujemy dla Państwa rozszerzenia. Poszczególne wypowiedzi zostaną posegregowane w kategorie, co zwiększy przejrzystość. Będzie można również określić, dla kogo przeznaczone są treści, czy dla rozwiązujących, czy dla klientów.

Szybki dostęp do danych CDESK z urządzenia mobilnego, nawet w terenie

• Dzięki aplikacji mobilnej masz swoje dane zawsze przy sobie. Opcja ta jest szczególnie doceniana przez osoby pracujące w terenie.
• Aplikacja mobilna ułatwi Ci wykonywanie i rejestrowanie pracy, ponieważ możesz uzyskać dostęp do potrzebnych informacji bezpośrednio na swoim smartfonie lub tablecie.
• Nawet bez internetu – aplikacja mobilna działa w trybie offline. Po ponownym podłączeniu do Internetu następuje automatyczna synchronizacja z wszystkimi użytkownikami w systemie.
• Aplikacja jest obsługiwana przez systemy Android i iOS.

• Aplikacja desktopowa sprawi, że Twoja praca będzie jeszcze bardziej efektywna. Zadbaliśmy o to, abyś mógł wykonywać zwykłe zadania tak szybko, jak to możliwe. Ponadto, może pracować również w trybie offline.
• Jeśli niektórzy z Twoich pracowników będą w stanie pokryć większość pracy za pomocą aplikacji desktopowej z minimalnym dostępem do Internetu, masz miejsce na oszczędności. Dla takich pracowników możesz przypisać licencję CDESK Silver. (Aby dowiedzieć się więcej o licencji CDESK Silver, zobacz cennik
  – www.cdesk.pl/ceny-pl)

Łatwy transfer wiadomości e-mail do CDESK

• Przynosi prostotę z CDESK i e-maili, jeśli pracujesz z MS Outlook w wersji desktop dla systemu operacyjnego Windows.
• Z poczty, którą masz w Outlooku możesz utworzyć nowy wniosek, utworzyć nowe zadanie i dodać dany mail jako dyskusję lub notatkę dla rozwiązującego.

Wszystkie niezbędne dane o firmach i klientach w jednym miejscu.

• Zawiera przejrzystą listę firm i kontaktów w tak elastycznej strukturze, że oprócz kontaktów można również zarejestrować numery butów.
• Przechowuj w jednym miejscu listę kontaktów tylko do swojego użytku, a także kontaktów, które aktywnie współpracują z systemem. (mają przypisany login).
• Przy wypełnianiu danych nie jesteś ograniczony do predefiniowanych pól. Możesz również stworzyć własne. Nie muszą one być takie same dla każdego klienta.

Tablica ogłoszeń w Twojej firmie

• Są one przeznaczone dla wszystkich Twoich pracowników i klientów, są one wyświetlane bezpośrednio w przeglądzie wstępnym.
• Ogłoszenia są posegregowane w przejrzyste kategorie, które sam tworzysz. Ważne ogłoszenia mogą być wyświetlane w sposób preferencyjny.
• W przeciwieństwie do modułu Tablica ogłoszeń, wiadomości w Ogłoszeniach mogą mieć ograniczony czas ważności.