Wraz z wersją 3.0.186 firma CDESK dodała nowy moduł Wnioski o urlop. Aktualizacja wprowadza również nowy sposób grupowania komunikacji mailowej, grupowe zarządzanie wyborem rozwiązującego oraz wiele innych przydatnych funkcji.
TOP nowości – 25 lutego 2021
Nowy moduł Wnioski o urlop
Wersja 3.0.186 wprowadza nowy moduł Wnioski o urlop, za pomocą którego ewidencjonuje się i zatwierdza wykorzystanie urlopów, zwolnień lekarskich (PN), opieki nad członkiem rodziny (OČR) oraz innych rodzajów wolnego zgodnie z Twoją konfiguracją. W przypadku urlopów wyświetlana jest pozostała liczba dni. Możesz wybrać minimalny interwał wykorzystania – od jednej godziny, co spełnia również czeskie przepisy. Lista wniosków jest dostępna dla użytkowników na podstawie uprawnień.
Przy tworzeniu nowego wniosku można ustawić osobę zastępującą, która będzie wykonywać zadania użytkownika podczas jego nieobecności.
Domyślnie można tworzyć sześć różnych typów wniosków o urlop. A mianowicie:
- Urlop
- Czas wolny w zamian
- PN
- OČR
- Przeszkoda po stronie pracownika (P)
- Urlop bezpłatny
Użytkownik może w Ustawieniach globalnych zdefiniować również inne typy wniosków. Dla poszczególnych typów wolnego można także określić, czy dany wniosek będzie podlegał zatwierdzaniu, a także poszczególne kroki zatwierdzania.
O utworzeniu i konieczności zatwierdzenia wniosku o urlop kompetentni użytkownicy są informowani za pośrednictwem powiadomień mailowych. Informacje o wolnym są również w CDESK zapisywane do kalendarza. Listę wniosków można także eksportować w formacie XLS.
Automatyczne przypisanie konwersacji mailowej do dyskusji bez identyfikatora do wniosku
Funkcję automatycznego grupowania konwersacji mailowej do dyskusji najlepiej wyjaśnić na przykładzie. Użytkownik wysłał nowego maila na adres określonego odbiorcy i jednocześnie na adres CDESK. Po automatycznym przetworzeniu reguły utworzyły nowy wniosek.
W przypadku kontynuowanej konwersacji między użytkownikiem a odbiorcą z kopią do CDESK wciąż były tworzone nowe wnioski, ponieważ temat wiadomości nie zawierał kodu CDESK. Od wersji 3.0.186 takie maile są już automatycznie przypisywane jako wpisy dyskusyjne do wniosku utworzonego na podstawie pierwszego maila.
Warunkiem powodzenia przypisania maila do wniosku jest to, aby żadna z komunikujących się stron nie zmieniła tematu wiadomości i zawsze korzystała z funkcji Odpowiedz. Gdyby wybrały funkcję Prześlij dalej lub zmieniły temat, ponownie utworzony zostanie nowy wniosek. Jeśli wniosek, do którego odnosi się komunikacja, jest zamknięty, przy kolejnej odpowiedzi zostanie utworzony nowy.
Kontrola unikalnej wartości właściwości dodatkowej
Wraz z wersją pojawiła się funkcja kontroli unikalnej wartości właściwości dodatkowej. Wartość jest kontrolowana dla obiektów zaliczonych do tego samego CI Typu, przy czym nie są uwzględniane obiekty zarchiwizowane.
Po włączeniu tej funkcji kontrolowane będą następujące typy wartości:
- Data
- Tekst – nie uwzględnia się wielkich i małych liter
- Liczba
- Powiązanie
- Lista wyboru – kontrolowana jest unikalność kombinacji wartości listy wyboru. Poszczególne pozycje mogą być wybrane wielokrotnie w różnych obiektach
Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć CI Obiekt z wartością właściwości dodatkowej, która została już zapisana dla danego CI Typu, zostanie o tym poinformowany za pośrednictwem komunikatu o błędzie. Takiego Obiektu nie będzie można zapisać, dopóki nie zostanie zmieniona jego wartość właściwości dodatkowej.
Kontrola unikalnej wartości nie jest dostępna dla właściwości złożonej.
Grupowe zarządzanie wyborem rozwiązujących dla pozostałych rozwiązujących
Przed wersją 3.0.186 możliwe były następujące scenariusze wyboru rozwiązującego:
- Rozwiązujący jest przypisany bezpośrednio do firmy, dzięki czemu jest możliwy do wyboru.
- Rozwiązujący widzi wszystkie pozostałe konta rozwiązujących w polu Rozwiązujący w formularzach wniosków, zleceń pracy i realizacji.
- W przypadku gdy wniosek odnosił się do obszaru usługi, w polu Rozwiązujący widoczni byli tylko rozwiązujący przypisani do wybranego obszaru usługi.
- Przy włączonej funkcji Ustawienia globalne→Wnioski→Ogranicz wybór rozwiązującego według grupy rozwiązującej w polu Rozwiązujący widzą się nawzajem tylko rozwiązujący z wybranej grupy.
Wraz z nową aktualizacją dodano możliwość regulowania rozwiązujących według wybranej firmy, co przenosi się również na realizacje. Dzięki temu zwiększyło się bezpieczeństwo ochrony danych i zmniejszyła się liczba błędów polegających na zmianie na niewłaściwego rozwiązującego. Dzięki regulowanej liście oferowanych rozwiązujących rekord nie zostanie udostępniony nieuprawnionym osobom.
Jest to funkcja, którą docenią przede wszystkim dostawcy usług pracujący z większą liczbą firm, gdzie odpowiedzialność za dane firmy przydzielana jest różnym pracownikom. Niektórzy z nich mogą być zewnętrzni i wtedy szczególnie ważne jest, aby nie dotarły do nich wrażliwe informacje.
Ta nowa funkcjonalność wprowadza grupowe zarządzanie wyborem rozwiązujących. Grupy można tworzyć według typów i kategorii firm.
Powiadomienia SLA do oceny zleceń pracy
Kolejną nowością jest możliwość wysyłania powiadomień SLA do terminu przypisania i terminu realizacji zleceń pracy. Można również ustawić dodatkowe powiadomienia w określonym czasie przed danym terminem lub po nim.
Nowe pola w formularzu pracy planowanej
Wraz z ostatnią aktualizacją ulepszono również formularz rejestrowania prac planowanych. Pole Opis zostało zastąpione dwoma nowymi polami Informacja dla klienta oraz Opis wewnętrzny z osobnymi uprawnieniami.
Pole informacja dla klienta jest przeznaczone dla klienta z przypisanego wniosku. Wyświetla się ono również w powiadomieniu mailowym dla danego klienta oraz w ogłoszeniu, które można utworzyć dla rekordu o pracy planowanej.
Opis wewnętrzny nie jest dostępny dla klienta. Służy do ewidencji instrukcji dla rozwiązujących i operatorów. Jeśli rekord o pracy planowanej jest tworzony z wniosku, do tego pola automatycznie kopiowany jest jego opis. Opis wewnętrzny wyświetla się również w powiadomieniach mailowych dla rozwiązujących i operatorów.
Lista wszystkich nowości CDESK 3.0.186 >