Ulepszone zarządzanie zamówieniami, nowa struktura CMDB, raporty wizualne i zatwierdzanie e-mailem za pomocą słów kluczowych

Zarządzanie aktywami

W poniższym tekście opisano nowe funkcje, które usprawniają proces ewidencjonowania majątku od zamówienia zakupu, magazynowania, przeniesienia do bazy danych zarządzania aktywami, elektronicznego podpisania protokołu odbioru aż po wycofanie z eksploatacji.

Rozpoczęcie zarządzania aktywami od Zlecenia zakupu wraz z informacją o stanie ich realizacji

Jeśli proces rozpoczyna się od zlecenia zakupu, z pewnością docenisz możliwość dodawania dokumentów magazynowych do zleceń i śledzenia ważnych terminów.

Sparowane dokumenty magazynowe w zleceniu

W szczegółach zlecenia dodano zakładkę służącą do rejestrowania powiązań między zleceniami a dokumentami magazynowymi w środowisku. W tej zakładce wyświetlane są również załączniki z powiązanych dokumentów magazynowych.

Śledzenie daty rzeczywistej dostawy w zleceniu

Data rzeczywistej dostawy zlecenia zostanie automatycznie wypełniona po skompletowaniu wszystkich zamówionych pozycji i nie można jej wypełnić ręcznie. Kompletacja odbywa się w momencie utworzenia dowodu przyjęcia do magazynu zleceniodawcy z pozycjami ze zlecenia. Po wypełnieniu tego pola system może wysłać powiadomienie o pomyślnej dostawie zamówienia do właściwego rozwiązującego (opcjonalnie).

 

Przebieg realizacji zlecenia można sprawdzić w zakładce „Realizacja zlecenia”. Zakładka zawiera wizualny wskaźnik, tzw. pasek postępu, który pokazuje realizację zlecenia w procentach. Ponadto znajduje się tu również lista zleconych i dostarczonych pozycji. Procent realizacji zlecenia umieściliśmy również jako osobną kolumnę na liście zleceń. Można według niego filtrować lub wyszukiwać.

Data rzeczywistej dostawy jest ważna przede wszystkim w związku z oczekiwaną datą dostawy, którą wpisujesz ręcznie podczas tworzenia zlecenia. O przekroczeniu oczekiwanej daty dostawy możesz zostać poinformowany powiadomieniem (więcej o powiadomieniach w nowości poniżej).

Referencja do zlecenia w dokumentach magazynowych

Do dokumentów magazynowych dodano pole Zlecenie, które służy do powiązania dokumentu przyjęcia/wydania z istniejącym zleceniem w środowisku. Podczas łączenia dokumentu ze zleceniem użytkownik może jednym przyciskiem otworzyć podgląd zlecenia w mniejszym oknie.

Częścią formularza zlecenia jest również pole do dodawania załączników.

Powiązanie między zleceniem a dokumentem magazynowym można również potwierdzić w szczegółach zlecenia, w zakładce „Powiązane dokumenty magazynowe”.

Dodano powiadomienia o (nie)dostarczeniu zlecenia

Dodaliśmy nowe powiadomienia dotyczące zleceń. Oprócz powiadomienia o pomyślnej dostawie zlecenia (na podstawie wypełnionego pola Data rzeczywistej dostawy) w CDESK można również skonfigurować powiadomienia w przypadku, gdy zlecenie przekroczyło datę Oczekiwanej dostawy zlecenia.

Ustawienia odbiorców powiadomień są standardowo konfigurowane w Ustawieniach globalnych > Powiadomienia > Zlecenia.

Zgodność stanów pozycji w zarządzaniu aktywami ze statusami w konfiguracyjnej bazie danych

Na wstępie warto wyjaśnić, że pozycja w ramach zarządzania aktywami nadal stanowi część konfiguracyjnej bazy danych (CMDB). Ułatwia to utrzymanie konfiguracyjnej bazy danych, ponieważ można bardziej aktywnie pracować z pozycjami.

Gdy dodajesz typ pozycji w CMDB do zarządzaniu aktywami (za pomocą przełącznika w szczegółach typu pozycji), system umożliwia przepisanie statusów CMDB do zarządzania aktywami i wyłączenie ich dla wybranego typu w bazie konfiguracyjnej. Dzięki temu możesz używać tej samej listy statusów w CMDB i zarządzaniu aktywami.    

Statusy ulegną następującym zmianom:

W magazynie > Oczekuje na przypisanie

Aktywne > W użyciu bez przypisania

Nieużywane > Oczekuje na przypisanie

Statusy można następnie dostosować do własnych potrzeb.

 

* Pozycje Nieaktywne i Wycofane pozostają bez zmian.

Do pozycji Zarządzania aktywami wprowadza się protokoły przekazania

Jeśli pozycja z Zarządzania aktywami znajduje się w którymś z protokołów przekazania, w jej szczegółach znajdziesz tabelę wszystkich protokołów z daną pozycją.

Jednocześnie wprowadziliśmy możliwość wyszukiwania według pozycji na liście protokołów przekazania.

Konfiguracyjna baza danych (CMDB)

Nowa wielopoziomowa struktura w Liście pozycji

Zreorganizowaliśmy pierwotną strukturę konfiguracyjnej bazy danych i znacznie uprościliśmy jej obsługę. Największą zmianą jest fakt, że typy pozycji istnieją niezależnie, bez głównych grup, i stają się nośnikiem ustawień pozycji, na przykład listy aktywowanych pól systemowych lub dodanych pól użytkownika.

Z menu głównego usunęliśmy CMDB -> Główne grupy, Typy pozycji. Zostały one zastąpione strukturą drzewa grup w Liście pozycji, gdzie na końcu każdej gałęzi znajduje się typ pozycji. Dodawanie i edycja grup/typów odbywa się bezpośrednio w strukturze drzewa lub za pomocą przycisków nad nią.

Hierarchię grup i rozmieszczenie typów w strukturze drzewa można modyfikować za pomocą funkcji drag and drop.

Dodanie atrybutów bezpieczeństwa cybernetycznego do pozycji konfiguracyjnych (poufność, integralność, dostępność, krytyczność, wrażliwość, ocena bezpieczeństwa)

Z uwzględnieniem wymogów prawnych dotyczących wybranych podmiotów podjęliśmy kolejny krok w kierunku zarządzania aktywami, majątkiem i usługami w zakresie cyberbezpieczeństwa.

W ustawieniach CMDB można włączyć jeden lub więcej atrybutów bezpieczeństwa:

• Poufność – ściśle regulowany dostęp do danych i systemów wyłącznie dla upoważnionych osób
• Integralność – kompletne i niezmienione dane
• Dostępność – systemy i dane dostępne wtedy, gdy są potrzebne
• Krytyczność – znaczenie pozycji dla funkcjonowania organizacji
• Wrażliwość – stopień ryzyka związanego z przetwarzaniem lub utratą danej pozycji
• Ocena bezpieczeństwa – ogólna ocena statusu bezpieczeństwa pozycji na podstawie wprowadzonych środków

atrybuty mają predefiniowane poziomy wartości, takie jak „wysoki, średni, niski, nie dotyczy”, a po włączeniu są przypisywane do każdej pozycji konfiguracyjnej. Pola te umożliwiają wyszukiwanie, mają własne kolumny na liście pozycji i mogą być częścią importu/eksportu pozycji.

Dodanie atrybutów Bussines Continuity Management (RPO, RTO)

Dla typów pozycji w kategorii Usługi dodaliśmy do CMDB możliwość określenia RPO (Recovery Point Objective) i RTO (Recovery Time Objective).  

• RPO – określa, jak daleko w przeszłość musi sięgać możliwość przywrócenia danych, aby wpływ na funkcjonowanie organizacji był akceptowalny.
• RTO – określa, jak szybko należy przywrócić działalność, aby zminimalizować skutki dla funkcjonowania organizacji.

Funkcję aktywujesz wspólnym przełącznikiem w szczegółach typu pozycji.

W pozycjach tego typu w nowej sekcji Business Continuity Management dostępne są opcje terminów, podobnie jak w przypadku terminów SLA. W przypadku RPO i RTO można wybrać czas w minutach, godzinach lub dniach.

W przypadku połączenia pozycji z wpływem i przeniesieniem atrybutów RPO/RTO wartości te zostaną również wyświetlone w pozycji z wpływem, bez możliwości edycji lub modyfikacji.

Nowe powiązania między pozycjami z rejestrem wpływu i propagacja atrybutów w kierunku odwrotnym

Rozszerzyliśmy typy połączeń między pozycjami o ustawienia wpływu i przenoszenia atrybutów bezpieczeństwa. W ustawieniach typu połączenia można wybrać opcję:

Wpływ – określa wpływ jednego elementu na inne. Jest to podstawowy warunek przekazywania atrybutów bezpieczeństwa i propagacji RPO/RTO.

Przenoszenie atrybutów bezpieczeństwa – możliwość przenoszenia atrybutów bezpieczeństwa z jednego elementu do innego w kierunku połączenia. Atrybuty bezpieczeństwa to poufność, integralność, dostępność, krytyczność, wrażliwość, ocena bezpieczeństwa. Funkcja ta jest dostępna tylko wtedy, gdy dla typu połączenia wybrano opcję „wpływ”.

Propagacja RPO/RTO – przenoszenie interwału RPO i RTO. Wartości te są przenoszone w kierunku przeciwnym do wpływu i można je ustawić tylko dla typu pozycji kategorii Usługa.

Wizualizacja powiązań między pozycjami

Do CMDB dodano nowy komponent, który umożliwia wyświetlanie pozycji konfiguracyjnych w formie interaktywnego wykresu.

Wykres przedstawia strukturę na podstawie ustawień typów połączeń. Celem jest ułatwienie identyfikacji usług, operacji, urządzeń i użytkowników, na które ma wpływ dana pozycja, lub pozycji, które mają wzajemny wpływ na działanie.

Połączenia te są dostępne w szczegółach każdej pozycji konfiguracyjnej.

Dodane powiadomienia – zmiana statusu, zmiana właściciela i inne statusy

Udostępniliśmy nowe powiadomienia dla Konfiguracyjnej bazy danych. Możesz ustawić powiadomienia dotyczące:

• Zmianę statusu
• Zmianę właściciela
• Zmianę administrującego rozwiązującego
• Zmianę technicznego rozwiązującego
• Zmianę kluczowego użytkownika
• Zmianę kierownika IT usługi
• Zmianę administratora

Konfiguracja odbywa się w Ustawieniach globalnych -> Powiadomienia -> Reguły wysyłania.

Zbiorcze usuwanie rekordów

W liście pozycji dodano możliwość zaznaczenia wielu pozycji konfiguracyjnych jednocześnie (niezależnie od ich typu) i zbiorczego ich usunięcia. Przycisk do usuwania znajduje się w nagłówku kolumny służącej do zaznaczania..

Usunięte pozycje zostaną przeniesione do archiwum, skąd można je w dowolnym momencie przywrócić. Na razie pozycje nie są usuwane z archiwum, ale w przyszłości może dojść do takiego czyszczenia archiwum.

Eksport CSV pozycji konfiguracyjnych (CI)

Listę pozycji można również wyeksportować w formacie CSV.

Nowa rola – Administrator pozycji konfiguracyjnej

Administrator pozycji konfiguracyjnej ma dostęp do danej pozycji i może edytować jej podstawowe dane, niezależnie od ustawień uprawnień w środowisku. W ustawieniach typu pozycji określasz, czy pole Administrator pozycji jest obowiązkowe, opcjonalne czy nieobowiązkowe.

Administratorem pozycji może być konto klienta przypisane do firmy, do której należy pozycja. Z realizatorów jako administrator może zostać przypisana każda osoba posiadająca uprawnienia do danej firmy.

Zmiana nazwy typu elementu Katalog oferowanych uslug na Usługi

Kategoria „Katalog oferowanych uslug ” została przemianowana na „Usługi”. Nowa nazwa jest krótsza, bardziej przejrzysta i lepiej opisuje zawartość kategorii, która może obejmować również usługi nieaktywne lub planowane. Zmiana nie wpływa na funkcjonalność ani komfort użytkowania.

Raportowanie

Dashboardy dla Wniosków i Zamówień projektowych – Tworzenie wewnętrznych raportów wizualnych

W sekcji Wnioski i Zamówienia projektowe dodano pulpity nawigacyjne, w których można tworzyć własne specjalistyczne wykresy. Wybierz typ wykresu i określ dane wejściowe, które mają być wyświetlane na wykresie. Możesz wybrać jeden z następujących typów wykresów:

– Kolumnowy – należy określić dane dla osi X i Y oraz sposób agregacji danych

– Liniowy – należy określić dane dla osi X i Y oraz sposób agregacji danych

– Wykres kołowy – wybiera się kategorię, mierzone dane (metrykę) oraz sposób agregacji danych

– Wykres pierścieniowy – wybiera się kategorię, mierzone dane (metrykę) oraz sposób agregacji danych

Interfejs do tworzenia wykresów w panelu zawiera pola do wprowadzania danych. Różnią się one w zależności od typu wykresu. Można wybrać dowolną kombinację, ale należy zastanowić się, czy jest to sensowna kombinacja w odniesieniu do stylu wykresu.

Przykład: Jeśli na osi X wybierzemy wartość Rozwiązujący, a na osi Y wybierzemy wartość Data utworzenia, wykres słupkowy wyświetli wprawdzie prawidłowe dane, ale wykres nie będzie miał sensu. Oś Y wyświetla bowiem jednostki miary. Aby oznaczyć przedział czasowy w tym przypadku, zalecamy użycie filtra Data utworzenia.

Dostępne są również różne opcje, które pomagają w spełnieniu konkretnych wymagań dotyczących tworzenia wykresów.

W poniższym przykładzie przedstawiamy wykres, który pokazuje liczbę otwartych wniosków na rozwiązującym. Ustawienia wykresu są następujące:

• Typ diagramu: Kolumnowy
• Oś X: Rozwiązujący
• Wyświetl serie: włączone
• Pokaż podkategorie w kolumnach: włączone
• Oś Y: Status
• Agregacja: Liczba
• Grupowanie dat: Dzień
• Filtry: Data utworzenia (ostatni tydzień),                                                                                                Status (otwarte)

Dzięki podpowiedzi na obrazku widzimy, że system wyświetla wszystkie otwarte wnioski naszych rozwiazujących, ale dzięki opcji Wyświetl podkategorie w kolumnach wyświetla również inne statusy otwartych wniosków, które są zarejestrowane dla tych realizatorów.

Ważne jest określenie sposobu agregacji danych. Może to być liczba, suma, średnia, maksimum, minimum lub procent wartości. Wybór ten towarzyszy grupowaniu danych według dni, tygodni, miesięcy, kwartałów i lat. Niektóre funkcje agregacji są kompatybilne tylko z określonym typem danych.

Wynikowy wykres można wyeksportować w formacie PNG.

Nowy model PowerBI

Przykładowy model PowerBI można pobrać z naszej strony internetowej w sekcji Do pobrania. 

Wnioski

Nowy widget Katalog wniosków w Widoku początkowym

Wyświetlanie katalogu wniosków w przeglądzie początkowym ulepszyliśmy o listę ulubionych i często wyszukiwanych kafelków. Dostępna jest również opcja wyszukiwania kafelków według tagów i słów kluczowych, a także wybór środowiska (firmy). Użytkownicy mogą szybciej zorientować się w katalogu wniosków, co przyspiesza składanie wniosków.

Ten widget  jest pierwszym krokiem do ulepszenia katalogu wniosków. W następnej wersji zostanie zaktualizowany również sam katalog wniosków.

Hiperłącze w kafelku – przekierowanie do linku zewnętrznego

Firmy często korzystają z innych programów oprócz CDESK. Aby ułatwić dostęp do nich, dostosowaliśmy katalog wniosków, aby mógł służyć jako szybkie połączenie z systemami zewnętrznymi.

Dodaliśmy możliwość utworzenia szablonu wniosków typu Hyperlink. Szablon ten nie działa jak klasyczny formularz do składania wniosków – zamiast tego służy jako link, który po kliknięciu przekierowuje użytkownika na stronę zewnętrzną.

Tworzenie jest proste – wystarczy wybrać w ustawieniach szablonu (Wnioski -> Szablony wniosków) nazwę szablonu i hiperłącze – adres URL. Następnie należy określić, czy link zostanie otwarty w nowej czy aktualnej karcie przeglądarki.

Możliwość ustawienia przepływu pracy dla statusów wniosków w szablonie

W ustawieniach szablonu można ustawić, z jakiego stanu do jakiego stanu będzie można przejść w utworzonym wniosku. Oznacza to, że wniosek utworzony na podstawie szablonu rozpoczyna się w określonym stanie, a następnie użytkownikowi oferowane są tylko dozwolone stany, do których wniosek może przejść.

Celem jest ukierunkowanie  pracy z wnioskiem tak, aby wynikowa praca była zgodna z Państwa procesami.

Dodawanie tagów do szablonów wniosków

Do formularza szablonu wniosku dodano nowe pole Tagi. Pole znajduje się pod polem Uwagi i umożliwia wybór wielu tagów, które są przypisane wyłącznie do modułu Wnioski. Tagi z innych modułów (np. Projekty, Zadania) nie są wyświetlane w tym polu.

Podczas tworzenia lub edycji szablonu można wybrać jeden lub więcej tagów. Po utworzeniu wniosku z takiego szablonu wybrane tagi zostaną automatycznie wypełnione w nowym wniosku.

Jednocześnie rozszerzono również filtrowanie szablonów wniosków w widżecie Wnioski, gdzie obecnie można filtrować szablony według przypisanych tagów.

Określenie słów kluczowych ułatwiających wyszukiwanie szablonów wniosków

Do szablonu zapytania dodano nowe pole Słowa kluczowe do wyszukiwania, które ułatwia znalezienie kafelka według dowolnej kombinacji wprowadzonych słów. Słowa kluczowe wprowadza się w formie pola wielokrotnego wyboru podobnego do tagów, ale nie są one zapisywane jako tagi i nie podlegają uprawnieniom ani ponownemu wykorzystaniu w innych szablonach.

Według słowa kluczowego można również wyszukiwać na liście szablonów wniosków.

Rozdzielenie pozycji konfiguracyjnych i usług na osobne kolumny (lista wniosków + eksport)

Z praktycznego punktu widzenia, zgodnie z wytycznymi menedżerów ds. cyberbezpieczeństwa, lepiej prezentować usługi i pozycje konfiguracyjne w CMDB oddzielnie.

Dlatego w ramach wniosku można dodać osobno pozycję konfiguracyjną i osobno usługę. W liście wniosków dodano osobne kolumny dla pozycji konfiguracyjnej typu CI i pozycji typu Usługa, z możliwością filtrowania i eksportowania.

Eksport listy wniosków (CSV/XLSX) zawiera również odnośniki do załączników

Podczas eksportowania listy wniosków w wynikach może pojawić się kolumna „Załączniki”. Załącznik jest wyświetlany wyłącznie jako tekst i nie działa jako bezpośredni link.

Możliwość włączenia lub wyłączenia opcji „Termin realizacji od” w każdym szablonie osobno

Pole „Termin realizacji od” będzie można skonfigurować bezpośrednio na poziomie szablonu, a nie tylko globalnie. Do tej pory w ustawieniach globalnych pole to wyświetlało się również w szablonach, w których termin realizacji był wyłączony. Zmieniliśmy ustawienia tak, aby opcja ustawienia „Termin realizacji od” nie była wyświetlana, jeśli w szablonie wyłączona jest opcja wyboru „Termin realizacji”.

Podczas pisania dyskusji można wstawić tekst z szablonu bezpośrednio w miejscu kursora

Zmieniliśmy sposób dodawania szablonu wpisu do dyskusji. W wyskakującym okienku podczas dodawania szablonu do dyskusji pojawił się nowy przycisk Dodaj w miejscu kursora, który wstawia tekst szablonu dokładnie w miejscu, w którym znajduje się kursor – nawet w środku słowa, podobnie jak podczas wstawiania tekstu w programie Word. Aby było to bardziej zrozumiałe, pierwotny przycisk Dodaj został przemianowany na Dodaj na końcu.

Dodano podgląd treści (preheader) do powiadomień e-mailowych z dyskusji

Powiadomienia e-mailowe o wpisach na forum pokazują treść wiadomości już w podglądzie. Celem jest, aby użytkownicy telefonów komórkowych mogli zobaczyć treść (lub początek tekstu) wpisów na forum bez konieczności otwierania powiadomienia.  W ten sposób mogą sami zdecydować, czy wiadomość jest dla nich w danej chwili istotna, czy nie  .

W przyszłości funkcja ta zostanie rozszerzona również na inne rodzaje wiadomości.

Zwiększyliśmy liczbę własnych statusów otwartych wniosków z 10 do 30

Ustawienia własnych statusów można wprowadzić w sekcji Ustawienia globalne > Wnioski > Statusy wniosków.

Kalendarz

Możliwość tworzenia wybranych obiektów z zaznaczonego okresu czasu

Po zaznaczeniu przedziału czasowego na końcu wyboru wyświetla się oferta utworzenia Wniosku, Wniosku z katalogu, Planowanej pracy, Wypożyczenia, Zlecenia, Zadania, a także Realizacji lub Realizacji wewnętrznej.

Menu wyświetla się tylko dla obiektów, które są dozwolone w kalendarzu, a dostępne są tylko te opcje, do których użytkownik ma uprawnienia.

Użytkownik mający dostęp do pozycji widzi również powiązane planowane prace

Jeśli do planowanej pracy dołączona jest pozycja z bazy konfiguracyjnej, każdy użytkownik z uprawnieniem do śledzenia danej pozycji widzi tę pracę w kalendarzu.

Diagram Ganta

Tworzenie hierarchii wniosków w diagramie Gantta za pomocą funkcji drag and drop

Dodaliśmy możliwość tworzenia hierarchii wniosków z wieloma poziomami zagnieżdżenia. Wnioski można podporządkować, po prostu przenosząc jeden wniosek na drugi. Po zapisaniu powiązanie to zostanie zapamiętane, a wnioski podporządkowane pozostaną wizualnie odsunięte, z możliwością zwinięcia lub rozwinięcia.

Hierarchia jest również widoczna w zakładce Powiązane wnioski dla danego wniosku, gdzie nadrzędne i podrzędne pozycje są przejrzyście oddzielone. Powiązania można edytować bezpośrednio w tej zakładce – dodawać lub usuwać w zależności od potrzeb.

Podczas tworzenia podrzędnego wniosku z tego samego szablonu użytkownik może przejąć wartości pól zdefiniowanych przez użytkownika z nadrzędnego wniosku. System umożliwia wybór konkretnych pól, ich wstępne wypełnienie, a następnie edycję przed zapisaniem.

Częścią edycji jest kontrola spójności – system zapobiega tworzeniu powiązań cyklicznych, nie pozwala na zamknięcie nadrzędnego zapytania z otwartymi zapytaniami podrzędnymi i rejestruje wszystkie zmiany hierarchii w historii zapytania.

Dodawanie i usuwanie obiektów w czasie rzeczywistym (zapis zmian w kolejnej wersji)

W diagramie Gantta wszystkie zmiany są teraz wyświetlane natychmiast, bez konieczności odświeżania strony. Po dodaniu lub wybraniu obiektu, a także po jego usunięciu, widok jest automatycznie aktualizowany i zawsze odzwierciedla aktualny stan. Użytkownik natychmiast widzi nowe lub usunięte obiekty i ma pewność, że dane w diagramie Gantta są aktualne.

Wyświetlanie zamówień projektowych na wykresie Gantta nawet bez włączonego modułu Projekty

Zamówienia projektowe (i obiekty im podległe) są wyświetlane na wykresie Gantta, nawet jeśli moduł Projekty jest wyłączony w ustawieniach środowiska.

Dodawanie filtrów Kod, Typ, Zależne od, Aktualny postęp

Aby ułatwić wyszukiwanie, dodaliśmy do wykresu Gantta następujące filtry:

• Kod (projektu, zlecenia projektowego, wniosku, zadania)
• Typ (wnioski, zadania)
• Zależne od (zlecenia projektowe, wnioski, zadania)
• Aktualny postęp (projekty, zlecenia projektowe, wnioski, zadania)

Dodano uprawnienia dla pola Tryb planowania

Pole Tryb planowania dla modułów Projekty, Zlecenia projektowe, Wnioski i Zadania podlega teraz uprawnieniom. Użytkownicy bez odpowiednich uprawnień nie mogą edytować tego pola w diagramie Gantta ani w żadnym innym miejscu w systemie. Uprawnienia znajdują się w drzewie uprawnień w sekcji Dostęp do pól w poszczególnych modułach.

Projekty

Dodawanie szablonów dla zamówień projektowych

Teraz możesz dodawać zlecenia projektowe również według własnych szablonów zamówień projektowych. Ich lista znajduje się w menu głównym w sekcji Projekty. W tej zakładce możesz również tworzyć nowe szablony.

Szablon zamówienia projektowego zawiera następujące pola:  

• Nazwa szablonu (pole obowiązkowe)
• Osoba odpowiedzialna za zlecenie projektowe, kierownik projektu, osoby monitorujące i zespół projektowy
• Termin rozpoczęcia, termin zakończenia i czas trwania
• Schemat kodu z możliwością zastosowania ustawień globalnych lub zdefiniowania własnych
• Typ zlecenia projektowego – z możliwością ograniczenia wyboru do wybranych typów i określenia typu domyślnego
• Uwaga i załącznik jako wartości wstępnie wypełnione

Zamykanie wniosków projektowych przez członków zespołu projektowego – nowe ustawienie, które określa, czy członkowie zespołu mogą zamykać wnioski należące do zamówienia (zgodnie z ustawieniami globalnymi, dozwolone, zabronione).

Powiązanie zamówienia projektowego z wnioskami poza ustawieniami szablonu

W ustawieniach globalnych można włączyć przełącznik, który umożliwia dołączenie zapytania do zamówienia projektowego, nawet jeśli opcja ta jest wyłączona w szablonie zamówienia projektowego.

Wniosek do zamówienia projektowego można przypisać w zakładce Wnioski w szczegółach zamówienia projektowego.

Możliwość zarządzania własnymi statusami otwartych zamówień projektowych

Podobnie jak we Wnioskach, w ustawieniach globalnych można tworzyć i rejestrować własne statusy otwartych zleceń projektowych. Aby lepiej rozróżniać statusy, można przypisać do każdego z nich kolor i ikonę z naszej biblioteki.

Automatyczne zliczanie czasu na (projektowym) wniosku do całkowitego czasu nadrzędnego zamówienia projektowego

Czas przepracowany nad wnioskiem powiązanym z zamówieniem projektowym może zostać zaliczony do łącznej liczby godzin przepracowanych nad zamówieniem projektowym. Aby czas realizacji został zaliczony, należy włączyć przełącznik Zalicz czas do zamówienia projektowego w szczegółach wniosku.

Przełącznik ten jest również dostępny podczas tworzenia szablonu wniosku i można go również wykorzystać do wyszukiwania w liście wniosków (Wliczanie czasu do zamówienia projektowego jest wyłączone/włączone).

Planowanie czasu na zamówieniach projektowych według rozwiązujących

Na zamówieniu projektowym w zakładce Bilans można zaplanować czas trwania prac i stawki godzinowe według poszczególnych wykonawców.

Przy wyborze wykonawcy dostępni są wszyscy członkowie zespołu projektowego, kierownik projektu oraz rola „Osoba odpowiedzialna za zamówienie projektowe”. Role te są zdefiniowane w zakładce Dane podstawowe w zamówieniu projektowym.

Powiadomienia

Dodanie ról Menedżer projektu i Osoba odpowiedzialna za projekt w regułach wysyłania powiadomień z wniosków

Podczas tworzenia reguł wysyłania powiadomień w Wnioskach (np. przy zmianie wykonawcy, statusów lub eskalacji terminu odpowiedzi) jako odbiorcy mogą być oznaczeni użytkownicy z rolami:

• Menadżer projektu z projektu
• Menadżer projektu z zamówienia projektowego
• Odpowiedzialny za projekt
• Odpowiedzialny za zamówienie projektowe

Role te zostaną jednak powiadomione tylko wtedy, gdy wniosek jest powiązany z zamówieniem projektowym, w którym role te są obsadzone/wypełnione.

Realizacje

Liczba transportów i liczba realizacji dodanych do listy realizacji i eksportu PDF

W liście realizacji w dolnym podsumowaniu dodano liczbę dostaw, która jest wyświetlana w podsumowaniu ŁĄCZNIE oraz dla bieżącej strony.

W eksporcie PDF listy realizacji dodano nie tylko liczbę dostaw, ale także łączną liczbę realizacji. Obie informacje są podane w stopce eksportu.

Do listy realizacji do filtru Status zatwierdzenia dodano wartości „Bez oceny” i „Zatwierdzone niezerowe”

Do filtrowania według statusów zatwierdzenia dodano następujące wartości

• Bez oceny – wyświetla wszystkie realizacje, które nie zostały zatwierdzone ani odrzucone
• Zatwierdzenia niezerowe – odfiltrowuje wszystkie zatwierdzone realizacje z czasem większym niż 0.

W liście realizacji nowe kolumny „Rzeczywisty czas pracy” i „Stawka godzinowa”

Jeśli w środowisku włączono rejestrowanie rzeczywistego przepracowanego czasu, lista realizacji może zawierać kolumnę Rzeczywisty przepracowany czas. Zawiera ona wartości realizacji wewnętrznej z rzeczywistym przepracowanym czasem, który jest powiązany z realizacją faktury.

Wartości w tej kolumnie można filtrować za pomocą warunków:

• Jest
• Nie jest
• Większe
• Większe równe
• Mniejsze
• Mniejsze równe

Kolumna Stawka godzinowa zostanie dodana do listy realizacji, a także do listy zatwierdzania realizacji. Kolumna ta zawiera wartości z pozycji księgowych typu stawka godzinowa, ustawione dla poszczególnych realizacji.

Zamówienia, rozliczanie i fakturowanie

Nowa zbiorcza edycja pozycji rozliczeniowych

Na liście pozycji rozliczeniowych można zaznaczyć kilka pozycji. Naciskając „Edytuj”, można jednocześnie edytować wspólne pola. Masowa edycja pól jest możliwa tylko po zaznaczeniu pozycji tego samego rodzaju pracy.

Pozycję rozliczeniową można już usunąć również w szczegółach zamówienia

Pozycję rozliczeniową można usunąć, klikając menu „hamburger” w szczegółach zamówienia.

Scoreboard

Możliwość stworzenia własnej tablicy wyników

Rozszerzyliśmy możliwości personalizacji ustawień tablicy wyników dla użytkowników. Oprócz globalnego dostępny jest również własny. Użytkownik może zatem:

• Rozszerzyliśmy możliwości personalizacji ustawień tablicy wyników dla użytkowników. Oprócz globalnego dostępny jest również własny. Użytkownik może zatem:
• Utworzyć i skonfigurować własny kafelek, która należy do jednej z wstępnie ustawionych kategorii. Można to zrobić bezpośrednio w tablicy wyników, klikając przycisk Ustaw tablicę wyników lub w ustawieniach globalnych. Oprócz nazwy można również wybrać kształt ikony i kolor tła.
• Edytować swoje kafelki
• Usunąć swoje kafelki
• Zmienić kolejność kafelków za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”
• Zresetować ustawienia tablicy wyników do widoku globalnego.

Uwaga: Nie można centralnie zarządzać własnym scoreboardem. Każdy użytkownik tworzy swój własny scoreboard samodzielnie.

Zadania

Dodanie prawego panelu Zadań w Kanbanie i Kalendarzu

Podczas pracy z modułem Zadania w Kanbanie i Kalendarzu dostępny jest prawy panel, podobny do tego, który znasz z pracy z wnioskami. W tym panelu można tworzyć nowe zadania i edytować istniejące, które zaznaczyłeś w Kanbanie lub Kalendarzu.

Przetwarzanie wiadomości

Ułatwienie dostępu do usuniętych wiadomości

W sekcji Przetwarzanie wiadomości dodano przełącznik Szukaj również w usuniętych, który umożliwia wyszukiwanie wiadomości również wśród usuniętych. W dotychczasowych wersjach użytkownik musiał w tym celu korzystać z filtra „usunięte”.

Oferty

Podgląd e-maila z ofertą wyświetla aktualne pozycje nawet bez zapisywania

Generowanie podglądu e-maila w przypadku ofert zostało zmodyfikowane tak, aby zawsze uwzględniało aktualny status pozycji. Po zapisaniu oferty podgląd nie będzie powiązany z ostatnim zapisanym statusem, ale będzie działał na podstawie rzeczywistych pozycji – w tym nowych lub usuniętych, które nie zostały jeszcze zapisane. Eliminuje to niezgodność między podglądem a rzeczywistą treścią oferty.

Podgląd wiadomości e-mail wyświetla się natychmiast po weryfikacji wszystkich pozycji.

Rozszerzenie podsumowania oferty o pierwotną cenę i wysokość rabatu

Oferta zawiera również sekcję, która pokazuje cenę z rabatem, ale bez podatku VAT. Sekcja ta zawiera  

• Suma bez rabatu
• Rabat (w wybranej walucie) – wyświetlany tylko przy wartości większej niż 0
• Suma po rabacie

 Podsumowanie podatku VAT znajduje się poniżej i pokazuje stawkę podatku VAT. Pozostaje ona bez zmian.

Do wersji PDF oferty dodano dane „Wystawił” i „Kontakt do klienta”

Częścią oferty cenowej są dane osoby, która ją wystawiła. Podane jest imię i nazwisko, stanowisko (jeśli zostało podane), dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu komórkowego).

W górnej części, przy adresie klienta, znajduje się również główny kontakt do klienta z danej firmy.

Użytkownicy i grupy

Nowy widok szczegółów użytkownika po kliknięciu na jego awatar

Wszystkie dane kontaktowe i ważne informacje o użytkowniku można znaleźć po kliknięciu na jego awatar. Celem tej funkcji jest szybsza komunikacja w zespole i skupienie niezbędnych danych w jednym miejscu. Komponent zawiera ponadto interaktywne ikony, dzięki którym można zadzwonić do użytkownika, wysłać mu wiadomość e-mail lub skontaktować się z przełożonym.

Komponent ten jest dostępny w wielu miejscach w CDESK, głównie podczas wyboru wykonawców, osób odpowiedzialnych i wnioskodawców. Znajdziesz go również po kliknięciu awatara na liście Wniosków lub Zamówień projektowych. Obecnie pracujemy nad tym, aby komponent był dostępny po kliknięciu awatara w dowolnym miejscu w systemie CDESK.

Tabela komponentu wyświetla następujące informacje (o ile są dostępne):

• Mail kontaktowy
• Numer telefonu
• Numer telefonu komórkowego
• Stanowisko
• Przełożeni/podwładni
• Zastępstwo
• Własne pola użytkownika (np. unikalne numery lub kody)
• Numer osobisty (ID) – jeśli użytkownik go ustawił

Możliwość przypisania użytkownikowi unikalnego ID – numeru osobistego

W ustawieniach użytkownika dodano nowe opcjonalne pole „Numer osobisty użytkownika”, które służy jako unikalny identyfikator w całym środowisku CDESK.

W ustawieniach oferujemy możliwość określenia, czy użytkownik będzie wyświetlany w środowisku również z tym identyfikatorem przy nazwisku, w formacie Pełne imię i nazwisko [numer osobisty] lub numer osobisty – pełne imię i nazwisko. W ten sposób ułatwiamy identyfikację użytkowników w całym systemie, w tym podczas eksportu. Importy obsługują nową logikę parowania – można odwoływać się do użytkowników według numeru osobistego (dotychczas tylko według pełnego imienia i nazwiska). Ponadto numer osobisty można wykorzystać przy:

• Wyszukiwanie: Pola wyszukiwania działające na podstawie nazwy użytkownika umożliwiają wyszukiwanie również według numeru osobistego.
• – LDAP/AD/Entra ID: Możliwość sparowania atrybutu zewnętrznego z usług katalogowych z numerem osobistym, aby był on wypełniany automatycznie.
• Logowanie i SIEM: W logach będzie również zapisywany numer osobowy wraz z wewnętrznym identyfikatorem użytkownika.
• API: Podczas tworzenia rekordów za pośrednictwem API można używać numeru osobowego jako odniesienia do użytkownika (alternatywa dla wewnętrznego identyfikatora CDESK).

Ogólne funkcje

Filtrowanie w wnioskach i CMDB według aktualnych (zalogowanych) użytkowników i nieaktywnych użytkowników

Do wszystkich filtrów, które działają z użytkownikami, dodano możliwość filtrowania według aktualnego użytkownika i nieaktywnego użytkownika . Nieaktywny użytkownik to wyłączony użytkownik.

Rozszerzenie dotyczy wszystkich modułów, w których filtry obsługują użytkowników, na przykład:

• Lista wniosków: Zmienił, Utworzył, Przypisany rozwiązujący do firmy, Rozwiązujący, Oceniający, Osoba odpowiedzialna, Asystent rozwiązującego, Wniosek od, Wniosek dla
• Konfiguracyjna baza danych (CMDB): Zmienił, Utworzył, Właściciel, Menedżer IT usługi, Gwarant biznesowy, Gwarant techniczny, Kluczowi użytkownicy, Rozwiązujący techniczny, Rozwiązujący administracyjny

Funkcja została zaimplementowana we wszystkich ścieżkach API obsługujących filtry użytkownika. Nowe komparatory są dostępne tylko w filtrach i nie mają żadnego wpływu na wyświetlanie danych w samych rekordach.

Przywrócenie możliwości filtrowania według warunku „nie jest” dla wszystkich dat w systemie

W poprzednich wersjach opcja „nie jest” została usunięta z filtrów daty. W wersji 3.2.9 przywróciliśmy tę opcję.

Przy każdym filtrowaniu według daty w CDESK można wybrać warunek „nie jest”. Funkcję tę przywróciliśmy głównie ze względu na jej praktyczność, na przykład podczas wyszukiwania rekordów, które nie mają wypełnionej daty, np. faktury.

Rozszerzenie limitu rozmiaru przy eksporcie do XLSX, CSV ze wszystkich modułów

Jeśli w przeszłości zdarzyło się, że nie można było wygenerować eksportu (eksport zakończył się błędem), przerobiliśmy system eksportowania tak, aby można było eksportować dowolnie duże pliki.

Nowe ustawienia tagów – przypisywanie tagów do modułów

Podczas tworzenia lub edytowania tagów można wybrać moduły, w których tag będzie dostępny do użycia. Tag może być używany w wielu modułach jednocześnie.

Jeśli tag zostanie usunięty z modułu, zostanie on usunięty ze wszystkich rekordów tego typu.

Udostępnienie logów serwera, jeśli korzystasz z własnego serwera CDESK

Dostęp do logów został zmodyfikowany tak, aby klient mógł mieć własne, niezależne konto, za pośrednictwem którego będzie miał dostęp do zapisów serwera. Modyfikacja ta umożliwia bezpieczne przekazanie dostępu do logów klientowi bez konieczności udostępniania wewnętrznych haseł technicznych.

Klient może utworzyć własny login i hasło dostępu do logów pod kontem głównego administratora. Nie można używać loginu „admin”. Dane logowania (login + hash hasła) są przechowywane w pliku JSON na serwerze, w wewnętrznej ścieżce niedostępnej z zewnątrz. Dane nie znajdują się w bazie danych, aby były dostępne nawet w przypadku jej awarii.

Zatwierdzanie

Dodano role do zatwierdzania – kierownik działu wnioskodawcy, kierownik sekcji wnioskodawcy i kierownik oddziału wnioskodawcy

Do procesów zatwierdzania dodano obsługę dynamicznych ról menedżerów jednostek organizacyjnych wnioskodawcy. Rozwiązanie jest przeznaczone dla organizacji, w których osoba zatwierdzająca zależy od tego, w której części struktury organizacyjnej znajduje się wnioskodawca (np. dyrektor sekcji, kierownik działu).

Aby ta funkcja była dostępna, należy w ustawieniach globalnych aktywować przełącznik Struktura organizacyjna, który udostępnia ustawienia poziomu jednostek organizacyjnych. W tym celu konieczne jest aktywowanie w środowisku złącza AD/LDAP.

W wersji 3.2.9 dodaliśmy role:

• Kierownik działu wnioskodawcy
• Kierownik sekcji wnioskodawcy
• Kierownik oddziału wnioskodawcy

Poziom jednostki organizacyjnej jest kontrolowany w zakresie od 1 do ostatniego dostępnego poziomu. Aby wybór był zrozumiały, CDESK wyświetla przykład rzeczywistej jednostki na danym poziomie – dział, sekcja, oddział.

Dodano wybór kolumn w liście zatwierdzeń

W poprzedniej wersji lista kolumn w liście zatwierdzeń była statyczna. W aktualnej wersji użytkownik może zmieniać kolumny. Kolejność rekordów można wybrać zgodnie z wybranymi kolumnami.

Złącza

Dodano atrybut „Przełożony” do łącznika ENTRA ID – Zarządzanie użytkownikami

W ustawieniach łącznika ENTRA ID – Zarządzanie użytkownikami można skonfigurować przekazywanie danych przełożonego do CDESK. Ważne jest, aby wybrać atrybut, w którym podany jest przełożony użytkownika, najczęściej używany jest atrybut Manager. Aby ta funkcja działała, atrybut Manager w Entra ID musi być wypełniony.

Dodanie uwierzytelniania OAuth2.0 dla połączenia z innymi systemami do CDESK

Od wersji CDESK 3.2.9 przy łączeniu się z CDESK API dodano możliwość uwierzytelniania za pomocą standardu OAuth 2.0. Można to wykorzystać podczas automatyzacji w CDESK realizowanej za pomocą narzędzi low-code lub platform integracyjnych i automatyzacyjnych, takich jak Power Automate czy Zapier.

Integracja na serwery SIEM

CDESK wprowadza standardowe logowanie bezpieczeństwa, które jest kompatybilne z systemami SIEM. Logowane są najważniejsze zdarzenia związane z bezpieczeństwem – logowania, zmiany w ustawieniach systemu i użytkowników, nieudane próby dostępu, wybrane błędy operacyjne i wiele innych informacji. Komponenty techniczne, których nie można monitorować na poziomie CDESK, muszą być monitorowane w systemie operacyjnym. Logi są zapisywane w formacie CEF, codziennie rotowane i przygotowane do automatycznego zbierania przez zewnętrzne narzędzia cyberbezpieczeństwa.

Mobilna aplikacja CDESK Pro

Usprawnienia edycji firm i kontaktów w Książce adresowej

Dodaliśmy możliwość dodawania i edytowania danych o firmach/kontaktach w aplikacji mobilnej CDESK Pro. Do tej pory nie było możliwe uzyskanie dostępu do danych z poziomu aplikacji, które dotychczas można było konfigurować wyłącznie za pośrednictwem interfejsu internetowego.

Tworzenie wniosku z kontaktu i pozycji

Teraz możesz tworzyć wnioski również z listy kontaktów i listy pozycji. W przypadku kontaktu/pozycji kliknij ikonę trzech kropek i wybierz opcję Nowy wniosek. W wniosku tym automatycznie wypełni się wartość firma/kontakt, w zależności od tego, z jakiego obiektu tworzysz wniosek.

Szybkie zamykanie wniosków i dodawanie dyskusji, realizacji, zlecenia roboczego z podglądu wniosku

Przyspieszyliśmy pracę nad wnioskiem, aby użytkownik mógł szybko

• Dodawać wpisy do dyskusji
• Dodawać realizacje i powiązane zlecenia do wniosku
• Zakończyć wniosek

Do tych czynności służy menu hamburgerowe w prawym dolnym rogu w szczegółach wniosku.

Wyświetlanie tagów na liście wniosków

Tagi są wyświetlane na liście, ale także w szczegółach poszczególnych wniosków. W szczegółach można je znaleźć między opisem a nazwiskiem osoby odpowiedzialnej za rozwiązanie. Na liście pozycji są one wyraźnie widoczne pod nazwą wniosku.

Dane kontaktowe w podglądzie firmy

Podgląd firmy zawiera również dane kontaktowe pierwszej wymienionej osoby kontaktowej. Poniżej wyświetlana jest lista wszystkich kontaktów przypisanych do firmy – zarówno rozwiązujących, jak i kont klientów.

Dodanie kontaktu i firmy poprzez zeskanowanie kodu QR z wizytówki z możliwością szybkiego utworzenia wniosku

Podczas odczytywania kodu QR z wizytówki system wstępnie wypełnia dane i jeszcze przed otwarciem formularza automatycznie sprawdza, czy nie ma duplikatów kontaktu i firmy. Jeśli system znajdzie dopasowanie, wyświetla listę istniejących kontaktów. Użytkownik może wtedy dodać nowy kontakt lub przerwać proces.

W tym przypadku głównym identyfikatorem duplikatu jest adres e-mail, a weryfikacja odbywa się poprzez porównanie słów kluczowych w nazwie.

 Po pomyślnym utworzeniu kontaktu system zaproponuje szybkie utworzenie nowego wniosku (standardowego lub z szablonu). Ta sama opcja jest dostępna również bezpośrednio z poziomu firmy.

Wyświetlenie podglądu firmy z formularza wniosku

Z formularza wniosku można przejść do firmy, klikając jej nazwę w nagłówku. Do wyboru są następujące opcje:

• Edytuj firmę
• Wyświetl podgląd

Podgląd zawiera podstawowe dane, dane kontaktowe, rodzaj firmy (dostawca/klient), ustawienia firmy i szczegóły rozliczeniowe.

Wysyłanie protokołów serwisowych do dyskusji wniosku

Wygenerowane protokoły można wysłać do klienta bezpośrednio w szczegółach wniosku. Przy każdym protokole znajduje się przycisk Wyślij, który przenosi użytkownika do wątku dyskusji, gdzie może on załączyć protokół jako załącznik. Następnie wystarczy wysłać wpis do dyskusji.