Nowa funkcjonalność Serwis urządzeń rejestruje postęp usługi – od przyjęcia, poprzez samą naprawę, aż do przekazania klientowi
Wersja 3.1.13 wprowadza nową funkcjonalność Serwis urządzeń, która łączy wnioski, realizacje i ruchy magazynowe w workflow dostosowany do potrzeb firm serwisujących urządzenia. Umożliwia ona rejestrowanie sprzętu, który przychodzi do naprawy. W momencie przyjęcia rejestrowane są dane klienta, informacje o otrzymanym sprzęcie oraz tworzony jest protokół przyjęcia.
Następnie technik rejestruje wymienione części poprzez dokumenty magazynowe i wykonaną pracę poprzez realizacje. Gdy sprzęt zostanie naprawiony, rejestruje również metodę rozwiązania, dzięki czemu jest gotowy do przekazania klientowi. W momencie przekazania generowany jest protokół wydania.
Funkcjonalność Serwisu urządzeń jest oparta na wnioskach i dlatego jest również włączana w ustawieniach globalnych wniosków. Gdy Serwis urządzeń jest włączony, pole Typ wniosku jest dostępne w szczegółach wniosku, gdzie można wybrać opcję Serwis urządzeń.
Dodano diagram Gantta do graficznego planowania Projektów / Zamówień projektowych z powiązanymi wnioskami i zadaniami
Do listy projektów dodano nową ikonę umożliwiającą wyświetlenie wykresu Gantta. Zapewnia to przejrzysty i interaktywny widok czasu trwania projektu, zamówień projektowych oraz powiązanych wniosków i zadań. Taki podgląd jest narzędziem pomocnym w planowaniu.
Poszczególne elementy są oznaczone kolorami. Przeciągając wzdłuż osi czasu, można łatwo zmienić zakres czasowy realizacji danej pozycji, np. wniosku. Zmiany dokonane w części graficznej są zapisywane w pozycji.
Widok ten oferuje również opcje eksportu w formatach xlsx, pdf i csv. Format pdf zawiera również część graficzną.
Dodano nową zakładkę Dziennik projektowy w celu rejestrowania postępów Projektu lub Zamówienia projektowego
Oprócz diagramu Gantta dla Projektów, dodano Dziennik projektowy. Zakładka rejestruje najnowszy status projektu, ale może również służyć jako szybki rejestr spotkań.
Aktualny status i Następne kroki z dziennika projektu są wyświetlane jako osobne kolumny na listach Projekty i Zamówień projektowych. Można również filtrować według tych kolumn
Własne kody Projektów, Zamówień projektowych i powiązanych obiektów
Od wersji 3.1.13 możliwe jest konfigurowanie własnych kodów dla Projektów, Zamówień projektowych, a także dla Wniosków i Zadań na podstawie wybranych parametrów. Podczas konfigurowania kodu dla projektów i zamówień projektowych, kod można skonfigurować z własnego tekstu, numeru, roku i numeru porządkowego. Podczas ustawiania kodu dla Wniosków i Zadań, oprócz tych podstawowych parametrów, możliwe jest również wybranie Kodu projektu, Kodu Zamówienia projektowego i Kodu Zamówienia, co ułatwia na przykład znalezienie rekordów na liście Wniosków / Zadań, które są powiązane z konkretnym Projektem.
Szablony draftów realizacji w regularnych wnioskach – automatyzacja wpisów realizacji i prosta checklista zaplanowanych zadań
Bazując na istniejącej funkcjonalności szablonów realizacji w regularnych wnioskach, można już definiować drafty szablonów realizacji. Na ich podstawie realizacje mogą być automatycznie generowane w utworzonych wnioskach, gdy wniosek jest zamykany, lub można ręcznie zapisać realizację z draftów. Ręczne zapisywanie może również działać dobrze jako checklista kompletności zadań.
Tworzenie zamówień we wnioskach jest teraz szybsze dzięki szablonom zamówień
Oprócz szablonów realizacji, w wersji 3.1.13 dodano również szablony zamówień. Przyspieszą one wprowadzanie nowych zamówień na wniosku. W szablonie zamówienia można wstępnie zdefiniować osobę odpowiedzialną, jednostkę rozliczeniową, pracę i ryczałty, stawki transportu i widoczność zamówienia utworzonego na podstawie szablonu.
Podczas tworzenia zamówienia w otwartym wniosku można wybrać, czy zamówienie zostanie utworzone na podstawie szablonu, czy ręcznie. Wystarczy wybrać szablon, a umowa zostanie utworzona automatycznie, ponieważ wszystkie obowiązkowe pola zostaną wstępnie wypełnione na podstawie szablonu.
Firmy
Dodano pole adresu email w szczegółach firmy do wysyłania faktur
W szczegółach firmy w części Ogólne kontakty dodano pole Adres email do wysyłania faktur. Adres ten będzie wstępnie wypełniany podczas wysyłania faktur dla wybranej firmy.
Równocześnie w Ustawieniach globalnych -> Powiadomienia -> Ustawienia podstawowe, sekcja Fakturowanie, dla akcji Wystawianie faktury dodano nową rolę Ogólny adres email do wysyłania faktur. Po wybraniu tej roli powiadomienie email będzie wysyłane na adres wypełniony w polu Adres email do wysyłania faktur.
Projekty i Zamówienia projektowe
Dodano nową zakładkę Projektowa dokumentacja, w której można znaleźć wszystkie załączniki dodane do Projektu/Zamówienia projektowego
Załączniki dodane do Projektu/Zamówienia projektowego są pogrupowane w nowej zakładce Projektowa dokumentacja. Zakładkę tę można włączyć w Ustawieniach globalnych -> Projekty Agenda Biznesowa -> Zamówienia projektowego. Po włączeniu jest ona wyświetlana w szczegółach zamówienia projektowego, a także w szczegółach projektu.
Zakładka zawiera załączniki dodane bezpośrednio do Projektu / Zamówienia Projektu, ale także załączniki dodane do wszystkich powiązanych modułów, takich jak zadania, realizacje, faktury, podwykonawstwa… Załączniki są wyświetlane na karcie w postaci przejrzystej listy posortowanej według źródła załącznika.
W projektach i zamówieniach projektowych dodano pole Liczba dni trwania
W projektach i zamówieniach projektowych rejestrowane są daty Termin rozpoczęcia i Termin zakończenia. Jeśli oba te pola są wypełnione, wyświetlane jest nowe pole Liczba dni trwania, w którym obliczany jest czas trwania. Wpis w polu Liczba dni trwania można zmienić. Po zmianie czasu trwania automatycznie zmieniana jest data w polu Data zakończenia.
Ponadto do listy projektów i zamówień projektowych dodano nową kolumnę Trwanie (dzień), za pomocą której można filtrować i sortować..
W projektach i zamówieniach projektowych możliwe jest utworzenie zespołu projektowego, który będzie uczestniczył w realizacji projektu / zamówieniu projektowym
Dla projektów, a także dla zamówień projektowych, od wersji 3.1.13 dostępne jest nowe pole Zespół projektowy. Pełni ono funkcję podobną do pola Asystenci rozwiązującego na wniosku. W tym polu wybiera się użytkowników, którzy mają być zaangażowani na Projekcie/zamówieniu projektowym. Jednocześnie rekord zostanie im udostępniony. Możesz filtrować według pola Zespół projektowy na listach Projekt i Zamówienia projektowe.
Pole Zespół projektowy jest włączane oddzielnie dla projektów i zamówień projektowych. Ustawienie to jest dostępne w Ustawieniach globalnych -> Agenda biznesowa projektów -> Projekty / Zamówienia projektowe.
Dostęp do obcych projektów i zamówień projektowych jest teraz kontrolowany przez uprawnienia
Jeśli użytkownik ma przyznany dostęp do modułu Projekty lub Zamówienia projektowe, mógł uzyskać dostęp do wszystkich rekordów do tego momentu. Od wersji 3.1.13 możliwe jest ograniczenie dostępu dzięki nowemu uprawnieniu Dostęp do obcych. Uprawnienie to zostało dodane dla Projektów, ale także dla Zamówień projektowych.
Jeśli użytkownik nie ma przyznanego uprawnienia Dostęp do obcych, będzie mógł uzyskać dostęp tylko do rekordów, w których jest ustawiony jako:
- Odpowiedzialny za projekt / zamówienie projektowe
- Menedżer projektu
- Jest członkiem Zespołu projektowego
Zamówienia projektowe mogą być eksportowane w formacie xlsx
Na liście Zamówień projektu dodano przycisk umożliwiający utworzenie eksportu w formacie xlsx. Po naciśnięciu tego przycisku najpierw zostanie wyświetlone okno modalne z wyborem kolumn, a następnie zostanie utworzony eksport.
Na zakładce Zadania w szczegółach Zamówienia projektowego dostępna jest opcja filtrowania i sortowania
Wszystkie zadania powiązane z zamówieniem projektowym są wyświetlane w szczegółach zamówienia projektowego na karcie Zadania. Ponieważ lista powiązanych zadań może być dłuższa, wraz z ostatnią aktualizacją udoskonalono filtrowanie i sortowanie na tej liście, ponieważ jest ona również używana na standardowej liście zadań.
Dodano pole wskazujące procent ukończonego Projektu lub Zamówienia projektowego
W przypadku projektów i zamówień projektowych dodano pole Procent ukończenia, które pozwala ocenić stopień ukończenia wszystkich zadań związanych z danym projektem lub zamówieniem projektowym..
Gdy to pole jest włączone w Ustawieniach globalnych -> Projekty – Agenda biznesowa -> Zamówienie projektowe, będzie ono wyświetlane we wszystkich obiektach związanych z projektem. Procent ukończenia będzie wyświetlany w szczegółach projektu, szczegółach zamówienia projektowego, a także w szczegółach powiązanych zadań, wniosków i zleceń pracy, które są powiązane z wnioskami łączem na Projekt/Zamówienie projektowe. Gdy zadanie/wniosek/zlecenie pracy zostanie ukończone, pole Procent ukończenia zostanie automatycznie wypełnione wartością 100%. Następnie, na podstawie ukończenia wszystkich powiązanych pozycji, obliczany jest procent ukończenia Projektu
Na liście Zamówień projektowych połączono perspektywę podstawową i ekonomiczną
W poprzednich wersjach lista Zamówień projektowych przełączano między widokiem podstawowym i ekonomicznym. W wersji 3.1.13 te dwa widoki zostały połączone w jeden. Wszystkie kolumny z obu widoków będą dostępne w jednym widoku. Możesz zapisać własną kombinację kolumn do filtra.
Jeśli klient zostanie zmieniony w projekcie, zmiana ta zostanie automatycznie zastosowana do każdego powiązanego zamówienia projektowego
W poprzedniej wersji klient w zamówieniu projektu nie zmieniał się automatycznie po zmianie klienta w powiązanym projekcie. Zmianę klienta na zamówieniu projektu trzeba było wykonać ręcznie. Automatyczna zmiana klienta na zamówieniu projektu przez projekt została wprowadzona w ostatniej wersji CDESK.
Wnioski
W polach Wniosek od i Wniosek dla za klienta można również wpisać kontakt. Do tej pory było to tylko konto klienta
W Ustawieniach globalnych – > Wnioski -> Ustawienia podstawowe dodano nową opcję dla pól Wniosek od i Wniosek dla: Użytkownicy CDESK + kontakty firmy + wolny tekst. Jeśli ta opcja zostanie wybrana, możliwe będzie również wypełnienie kontaktu powiązanego z klientem w polach Wniosek od i Wniosek dla. Jednocześnie obok tych pól pojawią się przyciski umożliwiające utworzenie nowego konta użytkownika i kontaktu.
Pola Wniosek od i Wniosek dla na wniosku zmienią się po zmianie firmy, jeśli nowa firma nie ma ich dostępnych
Wraz z aktualizacją 3.1.13 udoskonalono także logikę automatycznej zmiany wartości w polach Wniosek od i Wniosek dla przy zmianie klienta na wniosku. Jeżeli użytkownicy wypełnieni w tych polach nie są dostępni dla nowej firmy, zostanie w nich ustawiony aktualnie zalogowany użytkownik. Jeśli są one dostępne dla danej firmy lub jeśli w tych polach zostanie wpisany dowolny tekst, ustawione wartości nie ulegną zmianie w przypadku zmiany firmy.
Edycja wstępne ustawionego rozwiązującego do wniosku, jeśli ma ono ustawione zastępstwo lub wniosek o urlop. Uwzględnia innych przypisanych rozwiązujących i preferowanego zastępcę dla firmy
W poprzedniej wersji systemu CDESK dodano opcję nadawania priorytetu pierwszemu rozwiązującemu przypisanemu do firmy. W najnowszej wersji logika ta została uzupełniona o zastępowanie i preferowane zastępstwo.
Jeśli pierwszy przypisany rozwiązujący w kolejce ma ustawione zastępstwo i/lub wprowadzony wniosek o urlop w momencie tworzenia wniosku za pomocą szablonu, ustawiany jest następny przypisany rozwiązujący w kolejce. Musi być jednak spełnione założenie, że nie ma on ustawionego zastępowania i/lub wprowadzonego wniosku urlopowego.
Jeśli wszystkie przypisane osoby rozwiązujące mają ustawione zastępowanie i/lub mają wprowadzony wniosek urlopowy, wówczas logika opisana powyżej jest z kolei stosowana do preferowanych zastępujących osób rozwiązujących ustawionych w firmie. Preferowanych zastępców ustawia się w zakładce Książka adresowa -> Firmy -> wybrana firma – > zakładka Rozwiązujący.
Jeśli wszystkie preferowani zastępujący mają również ustawione zastępstwa i/lub mają wprowadzony wniosek o urlop, wówczas rozwiązujący z szablonu wniosku jest ustawiony na wniosku.
Jeśli następnym rozwiązującym w kolejce jest grupa rozwiązująca, grupa ta jest ustawiana jako rozwiązująca wniosek.
Na liście regularnych wniosków dodano kolumny Typ wniosku i Obszar usługi
Od wersji 3.1.13 kolumny Typ wniosku i Obszar usługi są również zawarte na liście Regularne wnioski. Rekordy mogą być filtrowane według tych kolumn, a także mogą być uwzględniane w eksporcie XLS.
Zamówienia
Dodano powiadomienie w dniu upływu terminu zakończenia zamówienia
W Ustawieniach globalnych -> Powiadomienia -> Ustawienia podstawowe -> Sekcja Ocena zamówień dodano ustawienie umożliwiające powiadamianie o dacie zakończenia zamówienia.
Fakturowanie
Umożliwienie rozliczania do przyszłości, rozwiązanie do rozliczania miesięcznego ryczałtu podczas miesiąca
W wersji 3.1.13 dodano opcję rozliczania do przyszłości. Umożliwia to wystawienie faktury z miesięcznym ryczałtem w trakcie miesiąca, nawet jeśli miesiąc jeszcze się nie zakończył.
Dodano opcje uwzględniania/wykluczania pozycji zerowych z faktury
W poprzednich wersjach systemu CDESK można było ustawić fakturowanie tak, aby blokować linie z zerowymi cenami. Wraz z najnowszą aktualizacją dodano nowe ustawienie, dzięki któremu linie te nie będą blokowane, jednocześnie będą pomijane w fakturowaniu. Na podglądzie faktury pozycje te będą wyświetlane i mogą być ręcznie uwzględnione w fakturowaniu.
Można ustawić, aby numer faktury nie był wyświetlany na zestawieniu prac
Dodano ustawienie, dzięki któremu numer faktury nie jest wyświetlany w zestawieniu prac. Pozwala to uniknąć sytuacji, w których numer faktury pojawiający się w zestawieniu prac i wygenerowany w CDESK nie byłby zgodny z numerem używanym w oprogramowaniu zewnętrznym.
Z emaila z listą prac bez faktury usunięto szczegóły faktury
Jeśli tylko zestawienie prac zostanie wysłane emailem, bez faktury, wiersze Numer faktury, Symbol zmiennej, Symbol stałej, Kwota z VAT, Kwota bez VAT, Data wystawienia i Termin płatności nie będą wyświetlane w wiadomości email.
Dokumenty
Zoptymalizowano eksport pdf wystawionych zleceń. Jeśli tekst jest dłuższy, jest płynnie dzielony
Ostatnia aktualizacja przyniosła optymalizację eksportu pdf wystawionych zamówień. Jeśli w temacie zlecenia zostanie wstawiony dłuższy tekst, zostanie on płynnie podzielony na drugą stronę. W poprzedniej wersji tekst nie był dzielony, ale cały tekst był wstawiany na nowej stronie.
Na liście Zleceń i na liście Protokołów rekordy są domyślnie sortowane malejąco według daty utworzenia
Wraz z ostatnią aktualizacją został on zmodyfikowany tak, aby rekordy na listach Zleceń i protokołów były domyślnie wyświetlane w kolejności malejącej według daty utworzenia.
Zadania
Dodano opcję ustawiania powiadomień wysyłanych w przypadku zmiany opisu zadania lub dodania bądź usunięcia załącznika do zadania
W sekcji Ustawienia globalne -> Powiadomienia -> Ustawienia podstawowe -> Zadania dodaliśmy ustawienia powiadomień o zmianie opisu zadania i zmianie załącznika do zadania. Podczas powiadamiania o zmianach załączników, email będzie zawierać listę załączników, które zostały dodane, a które usunięte.
Do listy zadań dodano kolumny z parametrami Projektu i Zamówienia projektowego
Wraz z najnowszą aktualizacją lista zadań została również rozszerzona o kolumny: Nazwa projektu, Nazwa zamówienia projektu, Kod projektu i Kod zamówienia projektu. Możesz filtrować według tych kolumn, a także uwzględniać je w eksporcie XLS listy zadań. Są one jednak dostępne tylko wtedy, gdy włączone są projekty lub zamówienia projektowe.
Pola zdefiniowane przez użytkownika
W przypadku pól zdefiniowanych przez użytkownika możliwe jest ustawienie wartości domyślnej, która zostanie automatycznie wstępnie wypełniona
Wraz z aktualizacją 3.1.13 wprowadzono również kilka ulepszeń dla pól definiowanych przez użytkownika. Jednym z takich ulepszeń jest możliwość zdefiniowania wartości, która jest wstępnie wypełniana w polu. Przyspieszy to wypełnianie formularzy zawierających większą liczbę pól zdefiniowanych przez użytkownika.
Możliwe jest ustawienie, aby wartość pola zdefiniowanego przez użytkownika nie była wyświetlana w aplikacji mobilnej
Kolejnym ulepszeniem jest możliwość ustawienia pola zdefiniowanego przez użytkownika tak, aby nie było wyświetlane w aplikacji mobilnej. To ustawienie jest dostępne tylko dla pól zdefiniowanych przez użytkownika ustawionych dla typów pozycji, a także musi być włączony konektor Serwisowe i instalacyjne listy.
Możliwe jest kopiowanie niestandardowych list wyboru
Dodano opcję kopiowania dla niestandardowych list wyborów. Przyspieszy to definiowanie niestandardowych list zawierających podobne pozycje.
Baza wiedzy
W edytorze tekstu dodano przycisk umożliwiający wstawianie tekstu z Bazy wiedzy
W górnej części edytora tekstu, który jest używany we wszystkich modułach CDESK, wyświetlane są przyciski do edycji tekstu i wstawiania różnych komponentów. Wraz z ostatnią aktualizacją przyciski te zawierały przycisk do wstawiania artykułów z Bazy wiedzy.
Na przykład, jeśli w Bazie Wiedzy znajdują się procedury rozwiązywania różnych problemów, umożliwi to przesłanie procedury do klienta w dyskusji dotyczącej zgłoszenia.
Użytkownicy i grupy
Możliwy jest audyt grupy użytkowników
W poprzedniej wersji systemu CDESK możliwy był tylko audyt konkretnego użytkownika. Wraz z najnowszą aktualizacją opcja ta została dodana dla całych grup użytkowników.
