CDESK jest częścią
Mazars już od kilku lat

O firmie

Mazars jest 5. co do wielkości firmą doradczą na Słowacji i działa tu od 2000 roku. Świadczy klientom usługi z zakresu audytu i księgowości, podatków, doradztwa finansowego, konsultingu, zrównoważonego rozwoju i odporności przedsiębiorstwa. Jest częścią wiodącej międzynarodowej firmy.

Cel

Zapewnienie efektywniejszej komunikacji, digitalizacja procesów wewnętrznych i relacji z klientami, monitorowanie umów SLA i śledzenie obciązenia operatorów.

„CDESK stał się integralną częścią naszej firmy na przestrzeni lat. Wnioski wewnętrzne są ujednolicone, sprawne i funkcjonalne. Ich rozwiązywanie i komunikacja z klientami jest przejrzysta i transparentna. Pod względem ceny, jakości, wykonania i wsparcia, Inova Logic jest jednym z wiodących dostawców na Słowacji.“

Michaela Hecht, manager, Mazars 

Stan przed wdroźeniem

Wybraliśmy CDESK przede wszystkim po to, aby ujednolicić komunikację, która nie była skuteczna, nie byliśmy w stanie śledzić wniosków, ich liczby, realizacji, nie mieliśmy ustalonych terminów ani osób odpowiedzialnych.

Rozwiązanie

CDESK zaoferował atrakcyjne cenowo rozwiązanie, które uprościło i usprawniło pracę w Mazars.  

Podczas onboardingu nowych pracowników wykorzystywane są Szablony wniosków. Do pomyślnego i pełnego wdrożenia nowego pracownika wymagana jest współpraca kilku działów wewnętrznych. Szablon gwarantuje to dzięki predefiniowanym Zadaniom i Zleceniom pracy, które precyzyjnie określają je dla każdego działu. W ten sposób praca nad jednym wnioskiem jest podzielona na mniejsze jednostki.

Jeśli wniosek dotyczy określonych wydatków, stosowana jest dodatkowa korzyść – Zatwierdzanie. Proces jest podzielony na kilka kroków, z których każdy jest zatwierdzany przez przypisanego zatwierdzającego. Wniosek może zostać zrealizowany dopiero po jego zatwierdzeniu.

Wielu klientów Mazars nie posiada utworzonego konta w CDESK, ponieważ korzystają z niego sporadycznie. Skonfigurowano adres e-mail, na który tacy klienci mogą wysyłać swoje wnioski. Moduł Przetwarzania wiadomości w systemie CDESK automatycznie przetwarza wiadomości we wnioski. Na podstawie reguły, wniosek jest przypisywany do operatora, który obsługuje konkretnego klienta. CDESK grupuje komunikację z klientami, między pracownikami, ale też z dostawcami, w przejrzysty sposób na zakładkach Dyskusja i EXT-mail bezpośrednio na wniosku. Taki scenariusz jest korzystny dla obu stron, ponieważ klient może komunikować się za pośrednictwem poczty elektronicznej, a Mazars ma całą komunikację zarejestrowaną w CDESK.

Przy realizacji regularnie powtarzających się działań, Mazars korzysta z Regularnych wniosków, które są generowane automatycznie w ustalonych odstępach czasu.

Każdy wniosek ma przypisanego rozwiązującego. Jest to osoba odpowiedzialna za jego realizację. Jeśli rozwiązujący nie jest dostępny, realizacja wniosku jest przypisywana zastępującemu rozwiązującemu.

W Realizacji wniosków istotne jest przestrzeganie terminów określonych w umowie SLA. Przy śledzeniu terminów pomocne są dashboardy Przeglądu wstępnego i Raporty.

Rezultat

Dzięki systemowi CDESK w Mazars udało się zdigitalizować i efektywnie skonfigurować wszystkie ustalone procesy. Dział HR posiada dokumenty w formie elektronicznej, a ich fizyczne kopie nie są potrzebne. Do rozwiązywania wniosków wykorzystywane są całkowicie zdigitalizowane procesy zatwierdzania z precyzyjnie zdefiniowanymi krokami. Chociaż klienci nadal komunikują się za pośrednictwem poczty elektronicznej, wszystkie wiadomości są automatycznie przesyłane do CDESK. Dzięki temu żadna wiadomość nie zostaje utracona, a każda komunikacja jest rejestrowana.

Przejście na nową technologię, zmiana przyzwyczajeń zarówno klientów, jak i operatorów nie była łatwa. Jednak wdrożenie przebiegło sprawnie, a Mazars podkreślił doskonałe wsparcie i chęć ciągłego doskonalenia usług ze strony CDESK.

Ważnym czynnikiem, który pomógł w procesie wyboru był fakt, że CDESK jest wielojęzyczny. Większość klientów Mazars pochodzi ze Słowacji lub Czech, a posiadanie aplikacji w ich ojczystym języku jest zdecydowanie zaletą. W przypadku klientów anglojęzycznych łatwo jest zmienić język aplikacji na angielski. Ponadto dane są przechowywane w Republice Słowackiej.

Według przedstawicieli firmy, powodem, dla którego warto wybrać CDESK, jest doskonałe wsparcie i chęć ciągłego ulepszania usługi. Niezależnie od tego, czy jest to konfiguracja CDESK, czy zupełnie nowa funkcjonalność, zawsze otrzymujemy bardzo szybką informację zwrotną i rozwiązanie. W kilku przypadkach prośba Mazars trafiła na listę ulepszeń i została realnie rozwiązana.