CDESK - prípadová štúdia spoločnosti ALPHASET
 
STUDIUM PRZYPADKU

Digitalizacja procesów przydzielania, raportowania i fakturowania interwencji serwisowych

STUDIUM PRZYPADKU

Digitalizacja procesów przydzielania, raportowania i fakturowania interwencji serwisowych

90% zdigitalizowanych procesów
70% eliminacja programu papierowego
50% oszczędności pracy i czasu

ALPHASET

Słowacka firma ALPHASET jest dostawcą w zakresie produkcji szyldów i druku reklamowego. Swoim klientom oferuje nie tylko maszyny, ale także media, oprogramowanie i know-how. Są to innowacyjne systemy reklamowe i innowacje technologiczne. (Czytaj więcej)

Cel

Zwiększenie wydajności działu serwisowego i usprawnienie obsługi klienta poprzez cyfryzację i automatyzację procesów serwisowych i związanego z nimi fakturowania.

” Zrozumieliśmy, że CDESK jest środowiskiem przyjaznym dla użytkownika i zaspokaja wszystkie nasze potrzeby. CDESK jest prosty, przejrzysty i wszechstronny.”
Milan Plechlo, CEO, Dyrektor Zarządzający firmy ALPHASET

 

Stan przed wdrożeniem

Dokumentacja i organizacja w dziale serwisowym ALPHASET przed wdrożeniem CDESK nie była zbyt przejrzysta: niekończąca się komunikacja e-mailowa, wyszukiwanie dokumentów z przeszłości, dokumentacja papierowa i excelowa, drukowanie raportów serwisowych, długotrwałe fakturowanie i wiele papierowych załączników.

Rozwiązanie

Praca działu serwisowego zwykle rozpoczyna się w module Przetwarzania wiadomości, gdzie polega ona na odbieraniu wiadomości e-mail od klientów i automatycznym przetwarzaniu ich na wnioski w CDESK. Wniosek jest automatycznie przypisywany do odpowiedzialnego pracownika i umieszczany na liście wniosków w module Wnioski.

Nad wnioskiem, bezpośrednio w systemie, działa komunikacja z klientem poprzez dyskusję (np. uzgadnianie terminu usługi) i komunikacja wewnętrzna (między osobami rozwiązującymi wniosek). Komunikacja zewnętrzna, np. z dostawcami, jest ponownie obsługiwana bezpośrednio we wniosku dzięki funkcji Ext-mail. W ten sposób cała komunikacja jest przechowywana w jednym miejscu i nie jest rozproszona w skrzynkach pocztowych pracowników.

Ewidencja i zarządzanie sprzedanymi i zainstalowanymi urządzeniami działa w module CMDB. System aktywnie pracuje z danymi tych urządzeń. Na przykład umożliwia klientom i technikom przypisanie urządzenia podczas wprowadzania lub edytowania wniosku. Dzięki temu technik dokładnie wie, czym jest dane urządzenie, zna jego historię serwisową, parametry i atrybuty. Ponadto firma korzysta z Regularnych wniosków, aby zaplanować regularny serwis i inspekcje tych urządzeń.

Technik serwisowy wprowadza okresowe inspekcje w CDESK za każdym razem, gdy instalowany jest nowy sprzęt, który jest automatycznie powiadamiany i przypisywany do techników, którzy są odpowiedzialni za sprzęt w czasie jego działania.

Oferty cenowe są przetwarzane i rejestrowane przez ALPHASET w module Oferty. Mogą być akceptowane cyfrowo, bezpośrednio w systemie.

Jeśli usługa jest zaplanowana, a data została uzgodniona z klientem, koordynator usługi przypisuje określone zadania czasowe technikom, którzy mogą je zobaczyć bezpośrednio w systemie, w aplikacji mobilnej oraz w swoich kalendarzach Microsoft lub G Suite.

Technicy prowadzą rejestr wykonanych prac w Realizacjach, co pozwala im na bardzo wygodne i szczegółowe zapisywanie wykonanych napraw, instalacji lub usług, wraz z informacjami o wykonanych pracach, w tym dokumentacją zdjęciową, użytymi materiałami i transportem.

Dla ALPHASET dostosowaliśmy złącze Money S4/S5. Po wyrażeniu zgody przez klienta na realizację, zlecenie jest tworzone i wysyłane do połączonego systemu ERP Money S4/S5 za pomocą jednego kliknięcia we wniosku. Otrzymane zlecenie jest następnie fakturowane, a cały proces fakturowania odbywa się w systemie Money. Moduł Książka Adresowa/Firmy synchronizuje klientów między systemami dzięki temu wzajemnemu połączeniu, eliminując w ten sposób powielanie pracy.

Moduł Magazynowy jest wisienką na torcie tego wzajemnego połączenia. W CDESK wszystkie karty magazynowe z Money są porównywane i wybierane jako pozycje magazynowe na dokumencie wydania, który jest powiązany z realizacją, dzięki czemu można łatwo zidentyfikować użyty materiał.

Konfigurując ten proces i łącząc system ERP z CDESK Service Desk, ALPHASET oszczędza ogromną ilość pracy ręcznej i duplikatów danych wprowadzanych podczas fakturowania. Po wdrożeniu procesu nastąpiła prawie 100% redukcja błędów w fakturowaniu, wyraźny wzrost produktywności i przejrzystości dla klientów.

Przeglądy i raporty są nieodzowną częścią procesu podejmowania decyzji zarządczych. CDESK zapewnia je natywnie, ale także poprzez interfejs z oprogramowaniem Microsoft PowerBI.

Najważniejszą rzeczą w ALPHASET było wyeliminowanie dokumentacji papierowej. Osiągnięto to poprzez cyfryzację raportów serwisowych, które zostały dostosowane dokładnie do wymaganego szablonu. Usługa jest zakończona po automatycznym wygenerowaniu raportu serwisowego i podpisaniu go przez klienta w punkcie interwencji na telefonie komórkowym lub tablecie. Raport serwisowy jest następnie zapisywany we wniosku i wysyłany do klienta.

Warto również wspomnieć o Bazie Wiedzy, w której ALPHASET udostępnia poradniki, procedury i inne informacje wewnątrz firmy, z którymi pracownicy mogą się zapoznać w dowolnym momencie..

Wniosek

Dzięki CDESK praca działu serwisowego ALPHASET osiągnęła wyższy poziom, poprawiła się przejrzystość poszczególnych zadań, prowadzona jest doskonała ewidencja klientów, typów urządzeń i ich numerów seryjnych, a przygotowanie przedserwisowe zostało skrócone.

Jeśli zainteresowało Cię to studium przypadku, skontaktuj się z nami.

UŻYWANE MODUŁY
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2021/08/01_Poziadavky-320x320.png

Wnioski

Wnioski
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-pravidelne-poziadavky.png

Regularne wnioski

Regularne wnioski
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-spracovanie-sprav.png

Przetwarzanie wiadomości

Przetwarzanie wiadomości
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-ponuky.png

Cenniki

Cenniki
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-ulohy.png

Zadania

Zadania
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-sklady.png

Magazyny

Magazyny
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-plnenia.png

Realizacje

Realizacje
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-znalostna-baza.png

Baza wiedzy

Baza wiedzy
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-cmdb.png

CMDB

CMDB
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-kalendar-1.png

Książka adresowa

Książka adresowa
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-kalendar.png

Kalendarz

Kalendarz
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2023/09/ico-reporty.png

Raportowanie

Raportowanie
Funkcjonalności zewnętrzne
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2021/08/26_API_konektory-320x320.png

Połączenie ERP Money S4/S5

Połączenie ERP Money S4/S5
https://www.cdesk.pl/wp-content/uploads/2021/08/26_API_konektory-320x320.png

PowerBI połączenie

PowerBI połączenie