EWIDENCJA MAJĄTKU

Ewidencja majątku

Witamy w erze optymalnego zarządzania inwentarzem z CDESK! Nasze innowacyjne rozwiązanie otwiera przed Tobą drzwi do prostych i szybkich inwentaryzacji, dzięki którym poprawi się efektywność i organizacja Twojego przedsiębiorstwa. Zapomnij o długotrwałych i wymagających procesach inwentaryzacyjnych – teraz nadszedł czas, aby przejść na rewolucyjne rozwiązanie, które zaoszczędzi Ci czas, pieniądze i zmniejszy stres związany z inwentaryzacjami.

Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownika i zaawansowanym funkcjom będziesz w stanie szybko i prosto zinwentaryzować swój majątek. Efektem będzie minimalizowanie strat i maksymalizowanie zysku. Przygotowaliśmy dla Ciebie również aplikację mobilną, za pomocą której masz dostęp do swojego majątku i jego inwentaryzacji. Zaletą korzystania z aplikacji jest możliwość wysokiej prędkości skanowania RFID.

Moduł Ewidencji majątku jest nadbudową konfiguracyjnej bazy danych CMDB, dlatego w tym podręczniku możesz spotkać się z pojęciami pozycji, pod którymi należy rozumieć majątek.

Zalecany scenariusz korzystania z Ewidencji majątku

Zalecamy przestrzeganie tego scenariusza dla najbardziej efektywnego korzystania z Ewidencji majątku.

1. Przygotowanie typów pozycji – włączenie Ewidencji majątku, wypełnienie domyślnego formatu Numeru inwentarzowego DHIM.
2. Import pozycji do CDESK przez import XLS w Konfiguracyjnej bazie danych lub Ewidencji majątku
3. Eksport tabeli XLSX z przypisanymi Numerami inwentarzowymi DHIM.
4. Druk etykiet RFID/QR za pomocą wyeksportowanego pliku.
5. Utworzenie inwentaryzacji i poleceń inwentaryzacyjnych.
6. Wykonanie polecenia inwentaryzacyjnego za pomocą mobilnej aplikacji skanującej.
7. Zatwierdzenie inwentaryzacji.

Konfiguracja

Włączenie

Po włączeniu Ewidencji majątku w Ustawieniach globalnych przełącznikiem i odświeżeniu strony moduł Ewidencji majątku wyświetli się w menu nawigacyjnym. Jeśli moduł nie wyświetla się w menu nawigacyjnym, sprawdź uprawnienia w Użytkownicy i grupy -> Użytkownicy -> wybierz konkretnego użytkownika -> zakładka Uprawnienia -> sekcja Ewidencja majątku. Pozostałe ustawienia z Ustawień globalnych Ewidencji majątku są opisane w częściach, których dotyczą.

Oddziały i miejsca

Ponieważ firma może mieć więcej oddziałów w wielu miejscowościach lub oddzielone magazyny i biura, na początku należy zdefiniować wszystkie oddziały i miejsca. W konfiguracyjnej bazie danych CMDB, podobnie jak w Ewidencji majątku, oddziały stoją ponad miejscami.

W ewidencji majątku nie jest konieczne stosowanie dwustopniowego podziału miejsc. Wystarczy zdefiniować na przykład oddziały jako miasta, w których znajdują się Twoje pomieszczenia, gdzie chcesz ewidencjonować majątek. Jeśli jednak na potrzeby Twojej firmy musisz podzielić pomieszczenia na więcej części, użyj również miejsc. Na przykład Oddziały: Bratislava, Nitra… i Miejsca: biuro, magazyn…

Aby zdefiniować Oddziały i Miejsca, musisz najpierw w CMDB -> Główne grupy pozycji zdefiniować Główną grupę pozycji kategorii Oddziały/Miejsca. Dla oddziałów wystarczy w głównej grupie podać tylko Nazwę. Dla uproszczenia zalecamy użycie nazwy Oddziały/Miejsca.

Jeśli używasz dwustopniowego ewidencjonowania lokalizacji, konieczne jest, abyś w ustawieniach głównej grupy Miejsca miał w polu Powiązanie z Oddziałem wybraną opcję wymagane.

Aby zdefiniować poszczególne oddziały i miejsca, należy wejść do CMDB -> Lista pozycji. Przyciskiem +Dodaj pozycję (CI) dodasz poszczególne oddziały lub miejsca. Po wybraniu odpowiedniej Głównej grupy pozycji należy wybrać Typ pozycji. Tutaj zalecamy użycie typu wygenerowanego przez system, jednak własny typ pozycji możesz zdefiniować w CMDB -> Typy pozycji.

W szczegółach oddziału/miejsca na potrzeby Ewidencji majątku wystarczy wybrać już tylko Firmę i Nazwę. Po wypełnieniu tych pól nie zapomnij zapisać oddziału/miejsca, klikając przycisk Zapisz.

Aby uzyskać bliższy opis pól lub funkcji CMDB, przejdź do podręcznika CMDB: https://www.cdesk.sk/dokumentacia/konfiguracna-databaza-cmdb-uvodny-prehlad/.

Typ pozycji do Ewidencji majątku

Aby użyć typu pozycji w Ewidencji majątku, należy włączyć jego używanie w ustawieniach danego typu, czyli CMDB -> Typy pozycji -> konkretny typ. Przełączenie przełącznika Dodaj do ewidencji majątku w położenie włączone  udostępni dany typ do używania w Ewidencji majątku. Wszystkie pozycje, które dotychczas były w konfiguracyjnej bazie danych zaliczone do tego typu pozycji, automatycznie zostaną przeniesione do listy majątku. Włączenie przełącznika udostępni również pole do wpisania domyślnego formatu numeru inwentarzowego. Zostanie to opisane w kolejnej części podręcznika.

Dla ewidencji Miejsca i Oddziału zmień w ustawieniach głównej grupy Powiązanie z Oddziałem i Powiązanie z Miejscem na wymagane lub niewymagane. Masz tutaj również możliwość włączenia pola Oznaczenie typowe, które będzie wyświetlane tylko dla Typów, w których to pole jest włączone.

Lista majątku

Listę istniejącego majątku wyświetlisz przez menu główne Ewidencja majątku -> Lista majątku.

Istniejące pozycje możesz edytować dwukrotnym kliknięciem na odpowiedni wiersz lub wyborem opcji z menu kontekstowego Edytuj. Nową pozycję utworzysz kliknięciem na +Dodaj.

Wyświetlane kolumny w tabeli listy majątku zmienisz za pomocą zębatego kółka w prawym górnym rogu tabeli.  Kliknięcie na ten przycisk wyświetli okno modalne oferujące wybór kolumn tabeli. Kolumny (pola użytk.), które znajdują się w kolumnie Wybrane kolumny, będą wyświetlane na Liście majątku. Strzałkami w prawo i w lewo zmienisz wyświetlanie kolumn. Można również zmienić kolejność wyświetlanych kolumn funkcją drag and drop. Domyślne kolumny przywrócisz do pierwotnego stanu czerwonym przyciskiem Reset. Wprowadzone zmiany potwierdzisz zielonym przyciskiem Zapisz. Pokolorowane strzałki kolumn wskazują stałe zdefiniowane pola w Ewidencji majątku, szare strzałki zdefiniowane przez Ciebie pola użytkownika.

Do wyszukiwania na liście służy górny panel wyszukiwania. Do uściślenia kolumn, w których panel wyszukiwania ma wyszukiwać wpisany tekst, służy przycisk dwóch kwadracików .

Dla łatwiejszego wyszukiwania na liście można użyć filtrów. Filtr dodasz niebieskim przyciskiem +. Bardziej złożone filtry można dodać przyciskiem lejka . Filtry zapiszesz przez menu hamburgerowe, nowy filtr. Filtry usuniesz przyciskiem X. Korzystanie z filtrów jest opisane w osobnym podręczniku.

Eksport listy majątku

Eksport Listy majątku działa na tej samej zasadzie co edycja kolumn. Jedyną zmianą jest możliwość przypięcia kolumny dla XLSX przyciskiem pinezki . Eksport do XLSX potwierdzisz zielonym przyciskiem Eksportuj.

Import pozycji do listy majątku

Kliknięcie na przycisk Import XLS otworzy systemowe okno do wyboru pliku z komputera do importu. Wybierz plik XLS. W kolejnym oknie należy sprawdzić, ewentualnie wybrać dopasowanie do kolumny dla wszystkich kolumn. Import uruchomisz zielonym przyciskiem Importuj w tle. Jeśli podczas importu wystąpią problemy, możesz je zweryfikować i poprawić niebieskim przyciskiem Moje importy.

Dodanie pozycji

Aby dodać pozycję, kliknij na przycisk +Dodaj w liście Ewidencji majątku. Po kliknięciu wyświetli się formularz do wprowadzenia parametrów majątku.

Dane podstawowe

Nazwa – podaj nazwę pozycji, pod którą pozycja będzie wyświetlana na listach.

Opis majątku – możesz podać opis pozycji, który wyświetli się na Liście majątku.

Firma – wybierz firmę, której dotyczy pozycja. Każda pozycja musi mieć przydzieloną konkretną firmę. Jeśli potrzebnej firmy jeszcze nie masz zdefiniowanej, kliknij na ikonę +.

Numer inwentarzowy – podaj numer inwentarzowy, którym będzie identyfikowana ta pozycja. Numer inwentarzowy musi być unikalny dla wszystkich pozycji. W tym polu możesz wykorzystać automatyczne przypisywanie numeru inwentarzowego. Wzór, według którego dane numery inwentarzowe będą wpisywane, możesz zdefiniować dla całej Ewidencji majątku w Ustawieniach globalnych -> Ewidencja majątku -> Domyślny format numeru inwentarzowego albo dla każdego typu pozycji osobno w CMDB -> Typy Pozycji -> konkretny typ -> Domyślny format numeru inwentarzowego. Możesz użyć 2-5 liter na początku numeru i co najmniej 4 cyfr.

Główna grupa – wybierz Główną grupę, do której chcesz zaliczyć pozycję. Aby dodać nową główną grupę, możesz użyć pomarańczowego plusa +obok tego pola.

Typ pozycji – wybierz Typ pozycji, do którego chcesz zaliczyć pozycję. Aby dodać nowy typ pozycji faktury, możesz użyć pomarańczowego plusa +obok tego pola.

Oznaczenie typowe – to pole włączysz w ustawieniach Typu pozycji. Jeśli majątek ma powiązanie z CM i to pole jest wypełnione w części CM, jego wartość automatycznie przeniesie się do tego pola.

Stan ewidencji – wybierz stan ewidencji majątku z oferowanych wartości w słowniku. Do wyboru są Nieaktywne, Oczekujące na przypisanie, Przypisane, W użyciu – bez przypisania, Do wypożyczenia, Wypożyczone, Wycofane, Zlikwidowane.

Stan fizyczny – wybierz stan fizyczny majątku z oferowanych wartości w słowniku. Do wyboru są Niesprecyzowane, Nowe, Doskonały stan, Normalne zużycie, Silne zużycie, Brakujące, Do wycofania.

Przypisane do – wybierz użytkownika, do którego majątek został przypisany. To pole wyświetli się dopiero po wybraniu stanu Przypisane do. Jeśli pracowników w CDESK nie ewidencjonujesz, możesz użyć przycisku wolny tekst , który umożliwi wpisanie dowolnego tekstu. Z powrotem na wybór użytkowników w CDESK pole przełączysz przyciskiem . Po zmianie stanu ewidencji na coś innego to pole pozostanie aktywne z zachowaną pierwotną wartością.

Odpowiedzialny – wybierz użytkownika, który jest odpowiedzialny za majątek, nawet jeśli majątek nie jest mu przypisany.

Oddział – wybierz Oddział, który wcześniej zdefiniowałeś w konfiguracyjnej bazie danych.

Miejsce – wybierz Miejsce, które wcześniej zdefiniowałeś w konfiguracyjnej bazie danych.

Faktura – wybierz fakturę, którą wcześniej zapisałeś w CDESK. Aby dodać nową fakturę, możesz użyć pomarańczowego plusa +obok tego pola. Wybraną fakturę obejrzysz przyciskiem lupy . Jeśli faktur w CDESK nie ewidencjonujesz, możesz użyć przycisku wolny tekst , który umożliwi wpisanie dowolnego tekstu. Z powrotem na wybór faktur w CDESK pole przełączysz przyciskiem .

Cena nabycia – wprowadź cenę i wybierz walutę, w której chcesz ewidencjonować cenę. Jeśli wymagana waluta nie jest oferowana, możesz ją udostępnić w Ustawienia globalne -> Rozliczanie -> Waluty.

Dostawca – wybierz dostawcę z listy firm. Aby dodać nowego dostawcę, możesz użyć pomarańczowego plusa + obok tego pola. Dostawca wypełni się automatycznie, jeśli w fakturze ewidencjonowanej w CDESK masz wypełnione pole Dostawca.

Data zakupu – wybierz datę zakupu majątku. Jeśli majątek ma powiązanie z CM i to pole jest wypełnione w części CM, jego wartość automatycznie przeniesie się do tego pola.

Data przypisania – wybierz datę przypisania majątku. To pole udostępni się po wybraniu stanu ewidencji Przypisane do.

Aktywacja w dniu – wybierz datę aktywacji majątku.

Data wycofania – wybierz datę wycofania majątku. To pole udostępni się po wybraniu stanu ewidencji Wycofane.

Data likwidacji – wybierz datę likwidacji majątku. To pole udostępni się po wybraniu stanu ewidencji Zlikwidowane.

Wygaśnięcie gwarancji – wybierz datę wygaśnięcia gwarancji. Jeśli majątek ma powiązanie z CM i to pole jest wypełnione w części CM, jego wartość automatycznie przeniesie się do tego pola.

Załączniki – możliwość dołączenia załącznika (na przykład skanu, dokumentu, zdjęcia). Plik dołączysz przeciągając go myszą na to pole albo klikając na nie wybierzesz plik z dysku. Można dodać również więcej załączników. Lista dołączonych plików wyświetli się pod tym polem. Jeśli wybrałeś fakturę i masz do niej zaewidencjonowany jej skan w załącznikach, automatycznie zostanie on również pobrany do załącznika pozycji.

Dane o urządzeniu wyświetlą się dla urządzeń głównej grupy Wyposażenie IT z powiązaniem do CM.

Pola użytkownika – tutaj wyświetlą się pola użytkownika, które masz zdefiniowane w typie pozycji.

Identyfikatory

Identyfikatory służą do oznaczania Twojego majątku.

Stan etykiety – wybierz ze słownika wartość, która odpowiada etykiecie na majątku. Do wyboru są Zgodny i Uszkodzony.

RFID – tutaj możesz wpisać kod RFID przynależny danej pozycji, jednak to pole wypełni się automatycznie, jeśli użyjesz mobilnej aplikacji ewidencji majątku -> Parowanie etykiet RFID (opisane niżej w dokumentacji).

QR – wyświetlony kod QR jest unikalny dla danej pozycji i można go wykorzystać do skanowania w mobilnej aplikacji ewidencji majątku. To, czy kod QR zostanie wygenerowany z Numeru inwentarzowego (DHIM) czy CMDB ID, ustawisz w Ustawienia globalne -> Ewidencja majątku -> Generowanie kodu QR według.

Infobox

Infobox to górny prostokąt z przydatnymi informacjami. W każdym module wyświetla inne dane. Wartości w infoboksie możesz zmieniać i nadpisywać jak w klasycznym polu. Jeśli nie chcesz, aby infobox był wyświetlany, użyj strzałki w górę, która znajduje się na prawym brzegu. Aby ponownie rozwinąć infobox, użyj szarego przycisku ze strzałką w dół. Istnieje również możliwość wyłączenia infoboksu dla całego CDESK. Ten przełącznik znajdziesz w Ustawienia globalne -> Pozostałe na dole strony.

Powiązania

Ta zakładka jest taka sama jak w Konfiguracyjnej bazie danych z wyjątkiem pominiętych Powiązań pozycji z firmami i Powiązań z wnioskami.

Aby dodać Powiązanie między pozycjami i z Użytkownikami, użyj przycisku +Dodaj powiązanie. Powiązania w ewidencji majątku, czyli przypisanie do użytkownika, wpiszą się do tej tabeli automatycznie.

Historia

W zakładce historia zapisywane są wszystkie zmiany wykonane na danej pozycji.

Inwentaryzacje

Listę istniejących inwentaryzacji wyświetlisz przez menu główne Ewidencja majątku ->Inwentaryzacje. Jeśli inwentaryzacje nie wyświetlają się w menu, sprawdź uprawnienia w Użytkownicy i grupy -> Użytkownicy -> konkretny użytkownik -> zakładka Uprawnienia -> Ewidencja majątku -> Inwentaryzacje. Filtry i edycja kolumn działają tutaj tak samo jak przy Liście majątku, co jest opisane wyżej.

Istniejące inwentaryzacje możesz edytować dwukrotnym kliknięciem na odpowiedni wiersz lub wyborem opcji z menu kontekstowego Edytuj. Nową inwentaryzację utworzysz kliknięciem na +Dodaj.

Eksport inwentaryzacji

Tak jak na liście majątku, również tutaj znajduje się możliwość eksportu XLSX. Wybierz kolumny, które chcesz wyeksportować i naciśnij przycisk Eksportuj.

Dodanie inwentaryzacji

Aby dodać nową inwentaryzację, kliknij na przycisk +Dodaj w liście inwentaryzacji. Po kliknięciu wyświetli się formularz do wprowadzenia parametrów inwentaryzacji.

Dane podstawowe

Firma (właściciel) – wybierz firmę, w której będzie wykonywana inwentaryzacja, względnie której firmie należy majątek w inwentaryzacji. Jeśli inwentaryzacja zawiera polecenia inwentaryzacyjne, nie będzie już można zmienić wyboru firmy. To pole służy również jako filtr lokalizacji i majątku. Ich wybór wyświetli się dopiero po wybraniu firmy.

Nazwa – podaj nazwę inwentaryzacji, pod którą będzie wyświetlana na liście.

Notatka / Opis – możesz dodać dodatkowe informacje do inwentaryzacji, np. na jaki majątek skupić się w trakcie wykonywania inwentaryzacji.

Utworzył – do tego pola automatycznie wypełni się aktualnie zalogowany użytkownik.

Odpowiedzialny – wybierz odpowiedzialnego użytkownika, który będzie zatwierdzał wynik inwentaryzacji.

Planowany początek – wybierz datę, kiedy inwentaryzacja ma się rozpocząć.

Planowany koniec – wybierz datę, kiedy inwentaryzacja ma się zakończyć.

Rzeczywisty początek – to pole automatycznie wypełni się datą, kiedy zostało uruchomione pierwsze polecenie inwentaryzacyjne.

Rzeczywisty koniec – to pole automatycznie wypełni się datą, kiedy została zatwierdzona cała inwentaryzacja.

Lokalizacja – wybierz, na których lokalizacjach będzie wykonywana inwentaryzacja. Wybrać możesz całe oddziały albo konkretne miejsca. Lokalizacje tworzy się w CMDB -> Lista pozycji. Bardziej szczegółowy sposób postępowania znajdziesz wyżej w tekście w akapicie Oddziały i Miejsca.

Przedmiot inwentaryzacji – wybierz, które pozycje chcesz skontrolować w inwentaryzacji. Wybiera się główną grupę albo typ. Liczby obok głównej grupy lub typu wskazują liczbę pozycji w danej grupie/typie danej firmy. Chodzi o pozycje z listy majątku. Dodawanie pozycji majątku jest opisane wyżej w tekście w akapicie Dodawanie nowej pozycji.

Cel inwentaryzacji – wybierz cel inwentaryzacji z oferowanych możliwości: inwentaryzacja częściowa, zwykła inwentaryzacja na koniec okresu rozliczeniowego, audyt.

Załączniki – możliwość dołączenia załącznika (na przykład skanu, dokumentu, zdjęcia). Plik dołączysz przeciągając go myszą na to pole albo klikając na nie wybierzesz plik z dysku. Można dodać również więcej załączników. Lista dołączonych plików wyświetli się pod tym polem.

Po zapisaniu przyciskiem Zapisz wyświetli się zakładka Polecenia inwentaryzacyjne.

Polecenia inwentaryzacyjne

Listę wszystkich poleceń inwentaryzacyjnych znajdziesz przez menu nawigacyjne Ewidencja majątku -> Polecenia inwentaryzacyjne. Dalej zostanie wyjaśnione dodawanie polecenia inwentaryzacyjnego w inwentaryzacji. Liczba w zakładce wskazuje liczbę poleceń inw. na inwentaryzacji. Jeśli w zakładce wyświetla się ostrzegawczy trójkąt, oznacza to, że nie zostały utworzone żadne polecenia inw.

Polecenia inwentaryzacyjne tworzy się z przygotowanych poleceń inw., które znajdziesz w sekcji Nieprzypisane lokalizacje. Tutaj wyświetlają się tylko te lokalizacje, które zdefiniowałeś w zakładce Dane podstawowe. Polecenie inw. utworzysz kliknięciem na przycisk Utwórz polecenie inw. w wymaganym wierszu. Przyciskiem Nowe polecenie inw. z zaznaczonych i zaznaczeniem kilku nieprzypisanych lokalizacji za pomocą checkboxa w każdym wierszu utworzysz jedno polecenie inw. wspólnie na wszystkie oddziały. Po wybraniu checkboxa można również przyciskiem Złącz z istniejącym poleceniem złączyć wszystkie wybrane nieprzypisane lokalizacje do już utworzonego polecenia inw.

Dodanie nowego polecenia inwentaryzacyjnego

Nazwa polecenia inw. – tego pola nie musisz wypełniać. Jeśli przy zapisie pozostanie puste, automatycznie utworzy się nazwa z lokalizacji polecenia inw.

Lokalizacje – tutaj automatycznie wyświetlą się wszystkie lokalizacje, które zostały wybrane przed utworzeniem polecenia inw.

Planowany początek – wybierz datę planowanego początku polecenia inwentaryzacyjnego. Automatycznie wstawi się data planowanego początku całej inwentaryzacji.

Planowany koniec – automatycznie wstawi się planowany koniec inwentaryzacji. W Ustawienia globalne -> Ewidencja majątku -> Polecenia inwentaryzacyjne możesz ustawić liczbę dni, które odejmą się od planowanego końca inwentaryzacji. Ta data zostanie następnie wstawiona do wszystkich planowanych poleceń inw.

Osoby upoważnione – wybierz osobę, która będzie wykonywać samo polecenie inw., czyli skanowanie majątku. Aby wybrać osoby, kliknij na przycisk +Wybierz. Jeśli wybierzesz więcej osób, nie ma znaczenia dla wyniku polecenia inw., która osoba je wykonała. Jednak jednocześnie majątek może skanować tylko jedna osoba, po wylogowaniu z aplikacji skanującej inna osoba może kontynuować skanowanie.

Odpowiedzialny – wybierz osobę, która będzie odpowiedzialna za polecenie inw. i tym samym będzie je po zakończeniu zatwierdzać. Automatycznie do tego pola zostanie dodany Odpowiedzialny wybrany w szczegółach inwentaryzacji.

Przedmiot polecenia inw. – wybierz checkboxami majątek, który ma być skontrolowany danym poleceniem inw. Możesz również poszczególne pozycje odejmować i dodawać do polecenia inw.

Kontrolowane pozycje – lista konkretnych pozycji, które będą skontrolowane w poleceniu inw. Wybierz główną grupę/typ pozycji. Jeśli chcesz usunąć konkretne pozycje z listy kontrolowanych, użyj X na końcu wiersza. Aby ponownie je dodać, ponownie wybierz typ usuniętej pozycji w części Przedmiot polecenia inw.

Uruchomienie polecenia inw.

Utworzenie polecenia inw. należy potwierdzić zapisaniem. Utworzone polecenia inw. wyświetlą się w sekcji Polecenia inwentaryzacyjne na zakładce Polecenia inwentaryzacyjne. Po zapisaniu w szczegółach polecenia inw. pojawi się przycisk Uruchom polecenie. Kliknięcie na niego wyśle polecenie do mobilnej aplikacji skanującej, gdzie będzie przebiegać sama inwentaryzacja.

Polecenie inw. możesz również uruchomić przez menu hamburgerowe  w liście poleceń inw.

Przebieg polecenia inw.

Zapis o kontroli pozycji można dodać przyciskiem Dodaj zapis o kontroli, który wyświetli się przy najechaniu myszą nad wierszem danej pozycji w części Kontrolowane pozycje. Po wypełnieniu pól w oknie modalnym pozycja zapisze się jako skontrolowana. Edytować zapis o kontroli można przyciskiem Edytuj zapis o kontroli, który również wyświetli się po najechaniu nad wymagany wiersz. Po jego kliknięciu wyświetli się to samo wyskakujące okno, które umożliwia nadpisanie danych.

Dla lepszej orientacji w liście zalecamy użycie przełącznika w prawym górnym rogu:  

 – cała lista,  – nieskontrolowane pozycje,  – konflikty.

Zatwierdzenie polecenia inw.

Po skontrolowaniu majątku możesz wysłać polecenie inw. do zatwierdzenia za pomocą przycisku Wyślij do zatwierdzenia. Wybrana osoba odpowiedzialna za polecenie inw. będzie miała możliwość napisania notatki, zatwierdzenia lub odrzucenia polecenia inw. przyciskami Odrzuć i Zatwierdź. Po odrzuceniu polecenie inw. ponownie otworzy się do przepracowania. Za pomocą ustawienia Przesunięcie planowanego końca przy ponownym otwarciu polecenia inw. w Ustawienia globalne -> Ewidencja majątku -> Polecenia inwentaryzacyjne możesz ustawić liczbę dni, o ile przesunie się data Planowanego końca polecenia inw. oraz samej inwentaryzacji.

Zatwierdzanie inwentaryzacji

Zatwierdzenie inwentaryzacji jest możliwe dopiero po zatwierdzeniu wszystkich poleceń inw., które są częścią inwentaryzacji. Do zatwierdzenia inwentaryzacji służy przycisk Zatwierdź inwentaryzację, który znajduje się na zakładce Dane podstawowe. Przyciskiem Zatwierdź inwentaryzację otworzy się okno z całą listą i informacjami o pozycjach i ich stanie po inwentaryzacji. Możesz również wpisać notatkę w lewym oknie. Notatkę możesz później edytować w liście raportów. Inwentaryzację odrzucisz przyciskiem Odrzuć. Po odrzuceniu inwentaryzacji umożliwione zostanie otwarcie poleceń inw. do uzupełnienia.

Raport z inwentaryzacji

W zakładce Raporty znajdziesz wszystkie raporty związane z daną inwentaryzacją, czyli raporty z poleceń inwentaryzacyjnych i jeden całościowy raport z inwentaryzacji. Kliknięcie na przycisk PDF pobierze raport w formacie .pdf. Przyciskiem  otworzy się podgląd raportu w nowej karcie przeglądarki. Notatkę do raportu dodasz kliknięciem na odpowiedni wiersz w kolumnie Notatka.

Historia

W zakładce Historia zapisywane są wszystkie zmiany wykonane na danej inwentaryzacji oprócz samego skanowania.

Statusy inwentaryzacji

Statusy inwentaryzacji wyświetlają się w infoboksie, jak również w liście inwentaryzacji/poleceń inw.

Statusy inwentaryzacji są zgodne ze statusami poleceń inw. Statusy zmieniają się automatycznie według przebiegu inwentaryzacji/polecenia inw.

Planowane – status po założeniu inwentaryzacji. Dodaj polecenia inw.

Aktywne – status po uruchomieniu pierwszego polecenia inw.

Do zatwierdzenia – przy poleceniach inw. ten status następuje po wysłaniu do zatwierdzenia. W inwentaryzacji ten status zostanie użyty dopiero gdy wszystkie polecenia inw. będą w statusie Do zatwierdzenia. Zatwierdzić inwentaryzację można dopiero po zatwierdzeniu wszystkich poleceń inw.

Zamknięte – status po zatwierdzeniu całej inwentaryzacji/polecenia inw.

Protokoły ewidencji majątku

Protokoły ewidencji majątku służą do dokumentowania przemieszczeń Twojego majątku. Protokoły znajdziesz w menu głównym Ewidencja majątku -> Protokoły przekazania.

Utworzenie protokołu przekazania

Protokół przekazania utworzysz przyciskiem +Dodaj. Następuje wykaz pól.

Przełącznik służy do określenia relacji przekazującego . Możliwości są dwie.

Przekazujący jest Firmą (można podać również osobę odpowiedzialną za przekazanie) albo przekazujący jest osobą. Wypełnij dane pola według swojego scenariusza. Pole przekazujący (również firma) służą jako filtr oferowanej Listy majątku. Oferowane są tylko pozycje, które są przypisane danemu użytkownikowi/firmie.

Nazwa – wypełnij nazwę. Jeśli nazwa przy zapisie protokołu pozostanie pusta, automatycznie utworzy się nazwa z przekazywanych pozycji.

Notatka do protokołu – dodaj notatkę, która również będzie wyświetlana w protokole.

Wybieranie pozycji do protokołu

Wybieranie pozycji do protokołu działa na tej samej zasadzie co wybieranie kolumn w listach. Z prawej Listy majątku wybierz strzałką w lewo pozycje, które mają być ewidencjonowane na protokole przekazania.

Dodanie wolnej pozycji

Jeśli w protokole musisz ewidencjonować przekazanie majątku, którego nie masz zaewidencjonowanego w Ewidencji majątku, możesz użyć szarego przycisku Dodaj wolną pozycję. Wpisz nazwę danego majątku i możliwe jest również dodanie jego opisu. Dodanie wolnej pozycji potwierdzisz haczykiem na końcu wiersza. Wolną pozycję usuniesz przyciskiem X.

Podpis i druk – wkrótce

 

Akcje w tle

Po zapisaniu protokołu przekazania automatycznie zmienią się stany ewidencji przekazanych pozycji. Jeśli pozycja zostanie przekazana osobie, stan ewidencji zmieni się na Przypisane, a do pola Przypisane do wpisze się użytkownik, który przejął daną pozycję. Jeśli pozycja jest przekazana firmie, jej stan ewidencji zmieni się na Oczekujące na przypisanie.

Aplikacja mobilna Ewidencji majątku

Aplikacja mobilna służy przeważnie do wykonywania poleceń inwentaryzacyjnych – skanowania. Edycję pozycji zalecamy wykonywać przez przeglądarkę.

Logowanie

Aby zalogować się do aplikacji, należy wpisać wymagane dane logowania. Logowanie potwierdzisz przyciskiem Zaloguj.

Serwer – wypełnij serwer, na którym znajduje się Twoja domena CDESK

Nazwa użytkownika – nazwa użytkownika, upoważnionego, pod którą chcesz się zalogować

Hasło – hasło dla podanego użytkownika

Na dolnej części ekranu możesz również zmienić język aplikacji klikając na flagi poszczególnych języków.

Dashboard – ekran początkowy

Ustawienia

Kliknięcie na menu hamburgerowe wyświetli ustawienia języka (aplikacji) i wygląd aplikacji (system/jasny/ciemny).

Profil

Kliknięcie na ikonę profilu w dolnym menu otworzy ustawienia dla danego profilu. Tutaj można zmieniać dane takie jak E-mail, Telefon, Hasło. Można się tu również wylogować i ponownie zalogować pod innym użytkownikiem.

Inwentarz

W zakładce Inwentarz możesz przejrzeć majątek przypisany zalogowanemu użytkownikowi lub majątek firmy (zalogowany użytkownik musi mieć do tego uprawnienia). Po prostu wyszukaj i zarządzaj majątkiem. Aby uściślić wyszukiwanie, użyj przygotowanych filtrów systemowych Mój inwentarz i Wszystko.

 

Lista majątku

Listę majątku otworzysz do przejrzenia ikoną z domkiem i samochodem.

Parowanie etykiety RFID

Parowanie etykiety RFID uruchomisz przyciskiem Parowanie etykiet. Ten przycisk wyświetli się tylko na urządzeniu, które obsługuje skanowanie RFID, jak na przykład skaner Zebra (automatycznie rozpoznane przez system). Fizycznym przyciskiem na skanerze uruchomisz skanowanie etykiet. Znalezione etykiety wyświetlą się w liście Ostatnio zeskanowane kody RFID. Już przypisane etykiety RFID mają obok swojego kodu symbol zielonego haczyka, nieprzypisane czerwony wykrzyknik. Aby przypisać etykietę do pozycji, kliknij na jeden z nieprzypisanych kodów. Wyświetli się lista majątku w CDESK, który dotychczas nie ma przypisanego kodu RFID. Kliknięciem na pozycję przypiszesz etykietę RFID (kod). Funkcja utworzenia nowej pozycji zostanie dorobiona w bliskiej przyszłości.

 

Polecenia inwentaryzacyjne

Lista poleceń inwentaryzacyjnych

Listę poleceń inw. otworzysz kliknięciem na przycisk ekranu głównego. W liście automatycznie wyświetlają się polecenia od najnowszego po najstarsze. Wyświetlają się również ich aktualne statusy, według których możesz je filtrować. Wyszukiwanie konkretnych poleceń inwentaryzacyjnych jest możliwe dzięki polu wyszukiwania na górze listy.

Polecenie inwentaryzacyjne

Na kartę polecenia inwentaryzacyjnego przejdziesz kliknięciem na wybrane polecenie inw. w liście. Karta polecenia inwentaryzacyjnego wyświetla wszystkie potrzebne informacje do jego wykonania: Lokalizacja, Status, Osoba upoważniona. Liczbowo i graficznie skontrolowane pozycje, zmiany czy konflikty.

Na listę kontrolowanych pozycji przejdziesz kliknięciem przycisku Kontrolowane pozycje w prawym dolnym rogu. Ta lista jest podzielona na 4 części:

• Nieskontrolowane – pozycje, które jeszcze nie zostały zeskanowane, ale były przedmiotem polecenia inw.
• Skontrolowane – pozycje, które zostały zeskanowane na właściwej lokalizacji bez zmian w stanie fizycznym/ewidencyjnym
• Konflikt – pozycje, które mogły zostać zeskanowane na innej lokalizacji niż według bazy danych miały się znajdować, nie były przedmiotem polecenia inw.
• Zmienione – pozycje, które miały zmienioną jakąś właściwość przez Edycję pozycji (opisane niżej)

Polecenie inw. zakończysz i wyślesz do zatwierdzenia niebieskim przyciskiem Zakończ, który znajduje się w prawym górnym rogu.

Skanowanie kodów kreskowych/QR za pomocą urządzenia mobilnego

Skanowanie podczas polecenia inw.

Skanowanie w poleceniu inw. uruchomisz niebieskim przyciskiem skanowania w dolnej części ekranu. Po jego naciśnięciu otworzy się ekran z aparatem fotograficznym. Jeśli używasz aplikacji po raz pierwszy, konieczne jest, abyś zezwolił aplikacji na dostęp do aparatu. Aby zeskanować, wyceluj kod na środek ekranu wskazany czerwoną kuleczką. Jeśli wykonujesz inwentaryzację w ciemnym miejscu i aparat ma problem z odczytem kodów, użyj przycisku latarki, aby włączyć światło z tyłu Twojego urządzenia mobilnego. Rozdzielczość aparatu zmienisz niebieskim przyciskiem w prawym górnym rogu ekranu. Według wybranej rozdzielczości przetwarzany jest obraz, większa rozdzielczość jest wolniejsza w przetwarzaniu, ale łatwiej wykrywa kod i odwrotnie.

Skanowanie poza poleceniem inw.

Skanowanie na ekranie początkowym oraz w liście poleceń, czyli pomarańczowy przycisk skanowania, działa na tej samej zasadzie co ten niebieski podczas polecenia inw. Służy do szybkiego otwarcia szczegółów danej pozycji w przeglądarce.

Skanowanie urządzeniem skanującym z obsługą RFID

Skanowanie za pomocą urządzenia skanującego jest dostosowane do skanerów marki Zebra.

Skanowanie czerwonym laserem

Skanowanie czerwonym laserem działa tak samo jak skanowanie aparatem na urządzeniu mobilnym. Naciśnij fizyczny przycisk skanowania na urządzeniu, którym uruchomisz laser. Wyceluj laser na kod kreskowy/QR. Odzew głosowy można wyłączyć systemowym ustawieniem głośności powiadomień urządzenia. Praca z zeskanowanymi pozycjami nie różni się od skanowania urządzeniem mobilnym.

Skanowanie RFID

Aby uruchomić skaner RFID, wybierz na ekranie opcję RFID. Fizycznym przyciskiem na urządzeniu uruchomisz skanowanie. Skanowanie będzie przebiegać dopóki przycisk jest naciśnięty. Zasięg (czułość) skanera RFID możesz dostosować suwakiem Czułość RFID. Odzew dźwiękowy można wyłączyć przyciskiem w prawym górnym rogu ekranu. Praca z zeskanowanymi pozycjami nie różni się od skanowania urządzeniem mobilnym.

Ostrzeżenie: zasięg 10 i więcej metrów jest tylko w optymalnym środowisku, jeśli etykieta jest w widocznym miejscu i między etykietą a skanerem nic nie stoi na przeszkodzie.

Edycja pozycji

Do edycji pozycji można dotrzeć na kilka sposobów:

1. Kliknięciem w dolnej części ekranu na przycisk Pokaż szczegóły w ciągu 3 sekund od zeskanowania pozycji
2. W liście zeskanowanych pozycji kliknięciem na poszczególne pozycje
3. Przez przeglądarkę w liście kontrolowanych pozycji za pomocą przycisku Edytuj zapis o kontroli (wyświetli się w wierszu danej pozycji po najechaniu myszą)

Pola, które można edytować z aplikacji podczas inwentaryzacji to Stan fizyczny, Stan etykiety. Aby uściślić lub uzasadnić zmianę, dodaj notatkę. Można również przyciskiem złożyć wniosek o wycofanie. Zmiany skontrolowania (skontrolowane/nieskontrolowane) i kontrola lokalizacji wykonują się automatycznie.

Procesy automatyczne (w tle)

Synchronizacja między aplikacją a interfejsem przeglądarkowym przebiega nieustannie, dopóki urządzenie mobilne jest podłączone do internetu. Od wydania polecenia inwentaryzacyjnego przez skanowanie aż po poszczególne edycje na pozycjach. Wszystkie wyniki skanowania wyświetlają się w czasie rzeczywistym w przeglądarce ze wszystkimi indywidualnymi zmianami, dopóki aplikacja jest w trybie online. Jeśli aplikacja nie jest podłączona do sieci, informacje zapisują się na urządzeniu i przy najbliższym podłączeniu do sieci dane przekazywane są na serwer i wyświetlają się w przeglądarce.

Automatycznie przebiegają również kontrole lokalizacji, gdzie dana pozycja została znaleziona, i zmiana statusu po zeskanowaniu z nieskontrolowanego na skontrolowany.

Etykiety do ewidencji majątku

Etykiety RFID

Etykiety RFID zalecamy zlecić do wydrukowania. Jeśli planujesz używać skanowania RFID w dużych magazynach z wieloma pozycjami, zalecamy zakup drukarki etykiet RFID firmy Zebra.

Etykiety QR/kod kreskowy

Do wydrukowania samoprzylepnych etykiet z nadrukowanym QR/kodem kreskowym zalecamy zakup drukarki firmy DYMO. Tutaj znajdziesz krótką instrukcję, jak do systemu DYMO Connect wprowadzić dane z CDESK i jak za ich pomocą wydrukować etykiety.

Pierwszym krokiem jest wykonanie eksportu tabeli listy majątku. Ten sposób postępowania znajdziesz w podręczniku wyżej.

Tabelę eksportu wprowadzisz do oprogramowania DYMO Connect fioletowym przyciskiem Importuj dane.

Zwracamy uwagę, że na urządzeniach z MAC OS w tym oprogramowaniu plik formatu XLSX może nie działać, dlatego przepisz plik XLSX do postaci XLS lub użyj urządzenia z systemem operacyjnym Windows. Wybierz plik i naciśnij na zielony przycisk importuj.

Aby dodać tekst, który będzie wyświetlany na etykietach, naciśnij zielony przycisk Dodaj

i wybierz opcję Tekst.

W niebieskim prostokącie na ekranie pokaże się mały fioletowy przycisk. Kliknięciem na niego wybierzesz

kolumny/dane, które chcesz wyświetlić na etykiecie. Ten tekst możesz dostosować według swoich potrzeb.

Aby dodać QR/kod kreskowy, sposób postępowania jest podobny. Kliknij na zielony przycisk Dodaj i wybierz

wymaganą opcję. Dane ponownie należy wybrać fioletowym przyciskiem. Zwracamy uwagę, że tutaj

należy wybrać kolumnę z Numerem inwentarzowym lub CMDB ID, ponieważ innych kodów aplikacja

nie potrafi skanować.

Jeśli zaimportujesz wszystkie dane według opisanego sposobu postępowania, wszystkie etykiety przygotują się do druku

automatycznie. Aby wydrukować etykiety, naciśnij zielony przycisk Drukuj. Sprawdź, czy masz

podany prawidłowy rozmiar i liczbę etykiet (nowsze drukarki DYMO automatycznie rozpoznają

etykiety) i czy masz drukarkę podłączoną.